Cómo usar las aplicaciones móviles para administrar su negocio

4 de junio de 2024 | Lectura de 10 minutos

Los hábitos de trabajo han cambiado de manera fundamental en la última década. Más personas que nunca trabajan desde casa o dondequiera que estén, y confían en la tecnología móvil para realizar su trabajo.

 

Esto es especialmente válido para los empresarios y los propietarios de pequeñas empresas.

 

Por este motivo, han surgido numerosos productos y servicios móviles para hacer que las operaciones comerciales sean más eficaces que nunca. Si bien las aplicaciones móviles para empresas no pueden hacerlo todo, sí pueden contribuir en gran medida, entre otras cosas, a reducir el tiempo que se dedica a las tareas administrativas.

 

Aceptar pagos 

La posibilidad de aceptar pagos con tarjeta a través del teléfono es una revolución para las pequeñas empresas. Atrás quedaron los días de ir al mercado de agricultores y tener que acordarse de llevar dinero en efectivo. Las tiendas pop-up, o temporales, los restaurantes, las tiendas pequeñas, los artistas, los creativos y los trabajadores independientes de todo tipo aceptan pagos móviles.

 

Los sistemas de pago móvil más populares utilizan un lector portátil de tarjetas y una aplicación, convirtiendo instantáneamente un teléfono en un sistema de punto de ventas móvil que acepta tarjetas de crédito y de débito, así como billeteras móviles populares como Apple Pay® y Google Pay. Busque una solución que ofrezca reportes basados en la nube para que pueda supervisar y gestionar su negocio dondequiera que esté.

 

Los pagos de persona a empresa, o P2B, también se han hecho cada vez más habituales para las pequeñas empresas. Estos pagos pueden usarse para enviar dinero entre dos partes utilizando sus cuentas bancarias individuales o tarjetas de crédito a través de una aplicación en línea o móvil. Zelle® para su empresa es un ejemplo de opción de pago móvil y una forma rápida y sencilla para que los clientes de pequeñas empresas que reúnan los requisitos puedan enviar, solicitar y recibir dinero directamente entre cuentas corrientes o de ahorros que califiquen en los EE. UU.1 Además, no hay cargos al utilizar Zelle® en la aplicación móvil y en la banca en línea de Bank of America.

 

Cualquiera que sea su elección, asegúrese de que la opción de pago es compatible con el sistema operativo de su smartphone y con su cuenta Merchant Services existente. El sistema de procesamiento de pagos móviles que elija también debe incluir la lectura y transmisión encriptadas de los datos financieros de los clientes.

 

Ampliar sus opciones 

Aunque escribir y aceptar cheques es cada vez menos frecuente, las herramientas móviles de depósito de cheques le ayudan realizar esta tarea rápidamente, al permitirle tomar una foto del anverso y el reverso de un cheque endosado y enviarle las imágenes a su entidad financiera.

 

Afortunadamente, las aplicaciones de banca móvil actuales van mucho más allá del simple ingreso de cheques. Una buena aplicación de banca digital debe ofrecerle una serie de servicios comerciales, como:

 

  • Pago de facturas
  • Consulta de saldos
  • Transferencia de fondos
  • Alertas de fraude
  • Consulta de la puntuación crediticia (personal y empresarial)
  • Compra de divisas
  • Billetera Digital

 

Con características de seguridad como la autenticación de dos factores, que puede enviar un código de autenticación único de 6 dígitos a su smartphone para aprobar cada transacción, puede estar seguro de que su actividad bancaria móvil es segura.

 

Contabilidad móvil

Muchos empresarios expertos utilizan sus dispositivos móviles para la contabilidad. Con la aplicación móvil de QuickBooks, por ejemplo, puede introducir transacciones, registrar gastos, enviar facturas a los clientes y enviar reportes desde cualquier lugar. QuickBooks respalda automáticamente sus datos en la nube y los sincroniza en todos sus dispositivos.

 

QuickBooks es el líder de la categoría, pero otras aplicaciones similares, como NetSuite, FreshBooks y Sage son igual de eficaces, útiles e intuitivas. 

 

Si está interesado específicamente en la administración del flujo de caja, Cash Flow Monitor y Connected Apps de Bank of America son excelentes herramientas que puede consultar. Cash Flow Monitor le permite realizar un seguimiento visual del flujo de caja y de las tendencias del saldo, establecer sus límites y recibir alertas. Además, está integrado de manera directa en su plataforma de banca móvil y en línea para pequeñas empresas. Connected Apps dispone de un panel de control bancario que ofrece vistas únicas de los patrones de gasto, las tendencias del dinero en efectivo, los saldos y los principales gastos de su negocio. También dispone de un panel de aplicaciones en el que puede conectar aplicaciones de terceros para ver todas las mediciones clave de su negocio en un solo lugar.

 

Comunicación directa

Definido como un dispositivo de comunicación para la pequeña empresa, el teléfono móvil es, por supuesto, incomparable.

 

Para conectarse con los empleados, comunicarse con los clientes o hacer un seguimiento de los clientes potenciales, la inmediatez y la cercanía que ofrecen los mensajes de texto son realmente sorprendentes. Otras opciones de mensajes de texto también son muy útiles e incluyen WhatsApp, Facebook Messenger y Slack.

Administrar el tiempo de manera productiva

Uno de los mayores retos de ser dueño de un negocio es asegurarse de que sus empleados hagan lo que se tiene que hacer en el tiempo previsto.

 

Los programas de administración de proyectos basados en la nube pueden servir como una solución integral a este reto, ya que permiten a su equipo cargar y compartir archivos, organizar listas de productos finales y fechas de entrega, registrar las horas de trabajo e incluso discutir los proyectos en un entorno confidencial.

 

Hay muchas aplicaciones de administración de proyectos entre las que elegir; cualquiera de ellas le permitirá gestionar y hacerles seguimiento a los miembros del equipo y a los proyectos de forma más eficaz. Algunas que puede tener en cuenta son:

 

  • Microsoft Office Mobile: la suite de herramientas habituales de Microsoft, como Word, Excel y PowerPoint, adaptada para una pantalla más pequeña
  • Las pizarras, las listas y las fichas de Trello son otra buena opción de productividad dondequiera que esté
  • Google Workspace (antes G Suite) tiene todo lo que necesita: Gmail, Docs, Google Drive, Calendar, Sheets, Chat y mucho más

 

Las aplicaciones móviles para tomar notas (como Evernote) son ideales para aumentar la productividad personal, ya que le permiten conseguir sus notas y buscar entre ellas fácilmente. Sus notas pueden complementarse con las fotos que tome, ideal para ferias y convenciones, o con contenido web. Busque una aplicación para tomar notas que le permita compartir el contenido por correo electrónico o conceder acceso a los archivos.

Vender con las redes sociales 

El marketing en las redes sociales se ha convertido en una herramienta clave para que los propietarios de pequeñas empresas se conecten con los clientes. Todas las plataformas principales, Facebook, X (antes Twitter), LinkedIn, Instagram y Pinterest, disponen de herramientas para mejorar la interacción, pero considere la posibilidad de usar una aplicación tipo panel de control para supervisar la actividad y publicar contenidos en varias plataformas.

 

Una aplicación tipo panel de control le permite hacer un seguimiento analítico de sus publicaciones en las redes sociales, ver las respuestas y comentarios a esas publicaciones y enviar fácilmente sus propias respuestas. Las mejores aplicaciones de marketing en redes sociales también generan informes para supervisar el desempeño de su campaña a lo largo del tiempo y pueden recomendarle personas u organizaciones influyentes con las que puede conectar para aumentar su alcance.

 

Entre las aplicaciones de panel de control de medios sociales que debe tener en cuenta se incluyen:

  • Podium: le permite recopilar reseñas de Google y Facebook sobre su negocio a través de mensajes de texto
  • Buffer: le permite crear y programar publicaciones en todas las redes sociales. La ventaja de Buffer es que puede programar el contenido de los medios sociales para publicarlo en cualquier momento
  • Hootsuite: al igual que Buffer, Hootsuite le permite coordinar todas las publicaciones sociales desde un solo lugar. El calendario de Hootsuite es una excelente herramienta para organizar y ofrecer una vista general de sus canales, conversaciones, interacción, contenidos sociales y mucho más
  • Sprout Social: otra excelente herramienta con un conjunto similar de características muy completas

 

 

Recomendaciones 

Dirigir una pequeña empresa desde un dispositivo móvil puede requerir un poco de paciencia mientras se acostumbra a gestionar de esta forma, pero una vez que lo haga, es probable que no quiera dar vuelta atrás. A continuación, le ofrecemos tres consejos finales para integrar las aplicaciones móviles para empresas en sus procesos habituales:

 

Mantenga una configuración sencilla 

No instale ni intente dominar demasiadas aplicaciones a la vez. Empiece con unas pocas, organícelas claramente en su pantalla de inicio y familiarícese con ellas. Solo entonces debería diversificarse y añadir más. 

 

Use la tecnología de voz 

Ya sea Siri u otro asistente de voz, utilizar la voz para responder a mensajes de texto y correos electrónicos ahorra tiempo. Los asistentes de voz también son útiles para administrar las cuentas de su negocio. Erica®, la asistente financiera virtual de Bank of America impulsada por inteligencia artificial (Artificial Intelligence, o AI), puede ayudar con las funciones básicas de la cuenta, como obtener los números de cuenta y de ruta, activar una tarjeta y transferir dinero.

 

Mantenga la seguridad 

Debido a que muchos datos importantes son accesibles a través de su teléfono, protéjalo con contraseñas o tecnología de reconocimiento facial. Asegúrese de que pueda bloquear su teléfono a distancia en caso de que se le extravíe o se lo roben.

1 Para enviar o recibir dinero con una pequeña empresa, ambas partes deben estar inscritas en Zelle® directamente a través de la experiencia de banca en línea o móvil de su institución financiera. Zelle® solo debe usarse para enviar dinero a amigos, familiares o personas en quienes usted confía. Le recomendamos que no utilice Zelle® para enviar dinero a personas que usted no conoce. Las transferencias requieren la inscripción en el servicio con una cuenta de cheques o de ahorros de los EE. UU. y deben realizarse desde una cuenta de depósito personal o comercial de Bank of America que califique. Las transacciones entre los usuarios inscritos generalmente ocurren en minutos y las transacciones entre los consumidores inscritos generalmente no incurren en cargos por transacción de Bank of America. Le enviaremos una alerta de correo electrónico con detalles de la transacción después de que usted envíe dinero utilizando Zelle®. Se aplican límites de dólares y frecuencia. Consulte el Acuerdo de Servicio de Banca en Línea para obtener más detalles. Se requiere una conexión de datos. Se pueden aplicar tarifas por mensajes y datos. Ni Bank of America ni Zelle® ofrecen un programa de protección por los pagos autorizados realizados con Zelle®. Por favor, trate los pagos con Zelle® como si fueran dinero en efectivo, una vez que envíe el dinero, es poco probable que lo recupere; por ejemplo, si no recibe el artículo que pagó usando Zelle® o si el artículo recibido no es el descrito. Se aplican cargos regulares de la cuenta.

 

Zelle y las marcas relacionadas con Zelle son propiedad absoluta de Early Warning Services, LLC y se usan aquí bajo licencia.

Información y divulgaciones importantes

 

Es posible que los materiales relacionados con la cuenta solo estén disponibles en inglés, lo que incluye, entre otros, solicitudes, divulgaciones, contenido en línea y móvil y otras comunicaciones relacionadas con el producto.

 

Bank of America, Merrill, sus afiliadas y sus asesores no proporcionan asesoramiento legal, fiscal o contable. Consulte con sus propios asesores legales y/o fiscales antes de tomar cualquier decisión financiera. Cualquier material informativo proporcionado es solo para su análisis o revisión. El contenido sobre el Centro para el Desarrollo de Negocios (incluidos, entre otros, el contenido de terceros y cualquier contenido de Bank of America) se proporciona “tal cual” y no conlleva garantías expresas o implícitas, ni una promesa o garantía de éxito. Bank of America no asegura ni garantiza la exactitud, fiabilidad, integridad, utilidad, no violación de los derechos de propiedad intelectual o calidad de ningún contenido, independientemente de quién origine ese contenido, y descarga toda responsabilidad en la medida permitida por la ley. Todas las marcas comerciales, marcas de servicio, nombres comerciales y logotipos de terceros que se mencionan en este material son propiedad de sus respectivos propietarios. Bank of America no entrega ni es responsable de los productos, servicios o desempeño de ningún tercero.

 

No todos los materiales del Centro para el Desarrollo de Negocios estarán disponibles en español.

 

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Las tarjetas de crédito, las líneas de crédito y los préstamos están sujetos a aprobación de crédito y capacidad de crédito. Pueden aplicarse ciertas restricciones.

 

Merrill Lynch, Pierce, Fenner & Smith Incorporated (también conocida como “MLPF&S” o “Merrill”) pone a disposición ciertos productos de inversión patrocinados, administrados, distribuidos o proporcionados por compañías que son afiliadas de Bank of America Corporation (“BofA Corp.”). MLPF&S es un agente corredor de bolsa registrado, asesor de inversiones registrado, Miembro de SIPC y subsidiaria de propiedad absoluta de BofA Corp.

 

Los productos bancarios los proporciona Bank of America, N.A., y bancos afiliados, Miembros de FDIC y subsidiarias de propiedad absoluta de BofA Corp.

 

“Bank of America” y “BofA Securities” son los nombres comerciales utilizados por la división de Banca Global y Mercados Globales de Bank of America Corporation. Los préstamos, los instrumentos derivados, otras actividades de banca comercial y la compraventa de ciertos instrumentos financieros son llevados a cabo de forma global por afiliadas bancarias de Bank of America Corporation, entre las que se incluye Bank of America, N.A., Miembro de FDIC. La compraventa de valores e instrumentos financieros, la asesoría estratégica y otras actividades de banca de inversión son llevadas a cabo de forma global por afiliadas de banca de inversión de Bank of America Corporation (“Afiliadas de Banca de Inversión”) entre las que se incluyen, en los Estados Unidos, BofA Securities, Inc., que es un agente corredor de bolsa registrado y Miembro de SIPC y, en otras jurisdicciones, entidades registradas a nivel local. BofA Securities, Inc. es un comisionista de futuros registrado ante la Comisión de Bolsa y Valores de los Estados Unidos (Commodity Futures Trading Commission, o CFTC) y un miembro de la Asociación Nacional de Futuros (National Futures Association, o NFA).

 

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