Conceptos básicos para pequeñas empresas sobre la administración del flujo de caja

Administración del flujo de caja: saber cuánto dinero sale y entra es esencial para todo negocio, y en especial lo es para las pequeñas empresas que a menudo funcionan con un presupuesto muy reducido. La inflación también es un factor importante en este momento, ya que alrededor del 88% de los propietarios de pequeñas empresas dice que la inflación está afectando a sus negocios, según el Informe de propietarios de pequeñas empresas de 2023 de Bank of America. El informe también encontró que el 26% de las pequeñas empresas están perdiendo ventas y el 36% de los dueños de negocios planean pagar salarios más altos para atraer o retener a los empleados en este mercado laboral competitivo.

Mantener un flujo de caja saludable puede ayudarle a disponer de dinero en efectivo para cubrir sus necesidades actuales y a largo plazo. Pero ¿cómo hacerlo?

Pronóstico de gastos e ingresos

“Los dueños de negocios suelen estar, por necesidad, muy enfocados en lo que ocurre en el presente, pero también deben planificar el futuro”, afirma Chris Wong, quien está a cargo de Productos para Pequeñas Empresas de Bank of America. Wong sugiere que los dueños de negocios calculen sus costos de nómina y otros gastos, tengan en cuenta la cantidad y la fecha de las facturas y las cuentas por pagar, y proyecten las expectativas de ingreso a tres meses, seis meses y a un año.

Ver hacia el futuro les permite a los dueños de negocios ser proactivos con la administración del flujo de caja, al encontrar un equilibrio entre recibir pagos más rápido y retrasar pagos a los proveedores de ser necesario. Esto también les permite contar con más tiempo para buscar financiamiento en caso de necesitarlo. “Es conveniente realizar una proyección de varios meses, así que, si necesita un préstamo a corto plazo o desea transferir dinero de una cuenta a otra, tendrá suficiente tiempo para hacerlo”, afirma Wong.

Monitorear el flujo de caja neto

El flujo de caja entrante y saliente le dará una buena idea de la salud de su negocio. Elabore un presupuesto de flujo de caja o un estado de cuenta para monitorear la cantidad de dinero que entra al negocio a través de ventas, fondos de préstamos e ingresos por intereses, así como la que sale del negocio para inventario y otras compras, nómina, alquiler, servicios públicos, impuestos y pagos de préstamos.

El estado de cuenta de su flujo de caja también le ayudará a monitorear la cantidad de dinero en efectivo que tiene disponible. Si los ingresos que recibe cubren sus gastos totales durante un periodo determinado, significa que ha alcanzado el punto de equilibrio con su flujo de caja. Los negocios nuevos que aún no generan muchos ingresos o que se encuentran en la etapa previa a la entrada de ingresos, también pueden adoptar un enfoque similar para dar seguimiento a su tasa de consumo, la cual es el ritmo al que se gasta el dinero antes de alcanzar un flujo de caja positivo. Los informes, como el presupuesto de operaciones que monitorea los costos generales, laborales y de producción y los de proyección de pérdidas y ganancias, le ayudarán a comprender mejor su situación de flujo de caja.

Contar con las herramientas adecuadas puede ayudarle a crear un presupuesto de flujo de caja y a actualizarlo periódicamente. Muchos negocios utilizan herramientas en línea para agilizar el proceso. “La mejor manera de monitorear el flujo de caja es usar una herramienta de presupuesto que pueda clasificar los gastos e identificar cualquier posible déficit antes de que ocurra”, dice Wong. La herramienta Cash Flow Monitor de Bank of America® es un ejemplo de una herramienta que puede dar seguimiento al rendimiento de su negocio. Identificar los posibles déficits con anticipación le dará tiempo para encontrar e implementar una solución.

Flujo de caja saludable

Por lo general, el flujo de caja positivo, que ocurre cuando su negocio recibe más dinero del que gasta, lo pondrá en una posición sólida para invertir en el crecimiento. Si el flujo de caja de las actividades operativas excede los gastos, tal vez quiera reinvertirlo en actividades que pueden ayudar al crecimiento del negocio, como mercadotecnia. En los negocios saludables, el flujo de caja mejora con el tiempo y, a su vez, permite que el negocio crezca en términos generales.

Si está experimentando un flujo de caja negativo, que ocurre cuando su negocio gasta más dinero del que recibe, lo más probable es que tenga que optimizar los gastos operativos y las prácticas de cobro de ingresos.

Reducir los gastos es una de las maneras más rápidas de mejorar el flujo de caja. Mientras menos gaste en personal, espacio de oficina, producción, suministros y otros gastos comunes, más dinero en efectivo tendrá disponible.

5 maneras de mejorar el flujo de caja

1. Evite quedarse sin efectivo

• Mantenga una reserva de dinero en efectivo, idealmente para gastos de tres meses, gastos imprevistos y emergencias.
• Considere establecer una línea de crédito, especialmente si su industria se ve afectada por la estacionalidad.
• Si un préstamo no es una opción, considere una tarjeta de crédito comercial para cualquier gasto a corto plazo.
• Cuando elija un proveedor de servicios comerciales, asegúrese de que le permita acceder rápidamente a sus fondos mediante pagos con tarjeta.

2. Mejore la administración del inventario

• Mantenga sus registros actualizados para optimizar los pedidos.
• Maximice la materia prima y reduzca los residuos.
• Evite solicitar más inventario del que necesita y reduzca el exceso de existencias.

3. Cobre las cuentas por cobrar con prontitud

• Envíe facturas a los clientes el mismo día que se completa una compra o un servicio.
• Establezca condiciones de pago. Ya sea que el pago venza al recibirlo o dentro de los 30 días siguientes (“30 netos”), establezca las expectativas desde el principio.
• Ofrezca descuentos por pago rápido y realice depósitos de inmediato. Los pagos rápidos también aceleran el ciclo de conversión de dinero en efectivo.
• Implemente cargos por pagos atrasados y sea diligente a la hora de tomar medidas cuando sea necesario.
• Considere la facturación electrónica. Los servicios basados en software como BILL, Pagos y Facturación de Bank of America (disponible para los clientes que califiquen¹) o FreshBooks pueden ayudarle a emitir facturas de manera automática a sus clientes habituales.
• Acepte múltiples tipos de pago, desde tarjetas de crédito y de débito para pagos sin contacto, con lectores de tarjeta o ingresando clave, hasta pagos electrónicos y móviles, como el de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) y el de las Transferencias Electrónicas de Fondos (EFT).

4. Optimice las cuentas por pagar

• Analice sus hábitos de gasto, repase y revise sus costos regularmente.
• Elija proveedores que sean flexibles en las condiciones de pago.
• Dé prioridad a las facturas según su fecha de vencimiento para evitar restringir el flujo de caja que puede resultar del pago inmediato de cada factura.
• Dé prioridad a las facturas de tarjetas de crédito por fechas de vencimiento y por tasas de interés. Pague primero las tarjetas con tasas más altas y siga en ese orden con el resto.
• Aproveche los descuentos comerciales cuando tenga dinero en efectivo excedente.
• Use formas de crédito menos costosas, como los préstamos bancarios con interés bajo, especialmente si no puede pagar el saldo completo.
• Establezca que las reclamaciones de gastos, las horas extras, la emisión de cheques y las nóminas, deban ser aprobadas por varias personas para darle un mecanismo de control al proceso de gasto.
• Concilie sus cuentas a diario para estar al tanto de su situación a la hora de dar prioridad a los pagos.

5. Alquile el equipo en lugar de comprarlo

• Administrar un pago mensual en lugar de realizar una gran compra minimiza el impacto a corto plazo en el flujo de caja.
• Alquilar en lugar de comprar le ayuda a evitar tener que actualizar o revender el equipo que ha adquirido.
• Evitar el compromiso de propiedad a largo plazo le permite actualizar o cambiar el equipo según las necesidades y demandas de los clientes.

Obtenga ayuda de su banquero

A menudo, los propietarios de pequeñas empresas no se dan cuenta de que hay recursos disponibles en sus instituciones financieras. Su banquero para pequeñas empresas puede ayudarle a planificar a corto y a largo plazo. Si su negocio experimenta un déficit, es probable que su banquero tenga varias ideas para ayudarle a encontrar una solución.

Aprovechar el financiamiento estratégicamente puede ayudar a los negocios a afrontar los periodos de estacionalidad o de bajos ingresos. Las opciones para las pequeñas empresas incluyen créditos rotativos (como tarjetas de crédito y líneas de crédito) y préstamos a plazo por una cantidad fija, con o sin garantía. La opción adecuada para el negocio dependerá de la cantidad necesaria y de si se trata de una necesidad a corto plazo o continua. Para obtener información más detallada sobre las diferencias entre estas opciones, consulte “Opciones de financiamiento para pequeñas empresas”.