Entender un estado de pérdidas y ganancias (P&L)

Un estado de pérdidas y ganancias (Profit and Loss, o P&L), es una herramienta eficaz para administrar su negocio. Es un estado financiero que le proporciona una vista general de cuánto gana su empresa (ingresos) en comparación con cuánto gasta (costos y gastos). En pocas palabras, su P&L muestra los ingresos de su negocio menos los costos y gastos, normalmente durante un periodo específico. El resultado es su ganancia neta o balance final.

Los dueños y gerentes de negocios usan esta información para analizar la salud financiera de la empresa. Por ejemplo, ¿es rentable? ¿Son razonables los costos? ¿Se están generando suficientes ventas?

Estado de pérdidas y ganancias en comparación con otros estados financieros 

El P&L, también conocido como estado de pérdidas y ganancias o estado de ingresos y gastos, se usa normalmente junto con otros informes financieros clave, como el estado financiero y el estado de flujo de dinero en efectivo, para determinar la salud de un negocio.

• El estado financiero, o estado de activos, muestra la situación financiera de un negocio detallando los activos, pasivos y capital en un momento determinado. En otras palabras, ofrece una visión general de lo que posee el negocio y de cuánto debe.
• El estado de flujo de dinero en efectivo muestra cuánto dinero en efectivo genera o gasta un negocio durante un periodo específico. Esto se muestra al observar las actividades operativas, de inversión y de financiamiento del negocio, lo que proporciona una visión de cómo la empresa genera y administra el dinero en efectivo.

Tipos de estados de pérdidas y ganancias 

Dos métodos comunes de contabilidad son el método basado en el dinero en efectivo y el método basado en el devengo. Estos dan lugar a diferentes tipos de estados de pérdidas y ganancias.

• El método de dinero en efectivo es el más sencillo. Cuando el dinero entra en el negocio, se registra como ingreso. Cuando el dinero se utiliza para pagar algo, como facturas o nóminas, se registra como gasto.
• El método de devengo registra los ingresos a medida que se generan, en lugar de cuando se recibe el dinero en efectivo. Si factura a un cliente usando el método de devengo, contabilizará esos ingresos cuando preste el servicio o entregue el producto, no cuando el cliente pague. Del mismo modo, los gastos se registran cuando se incurre en ellos.

Cómo hacer un estado de pérdidas y ganancias

Si usa un software de contabilidad, crear un P&L es tan sencillo como hacer unos cuantos clics. Dicho esto, es importante entender qué conlleva crearlo.

Estos son los pasos:

1. Enumere los ingresos (ventas): elija un periodo de tiempo para el estado de cuenta y, a continuación, haga una lista de todos los ingresos de todas las fuentes para ese periodo.
2. Enumere los costos variables o el costo de los bienes vendidos (Cost of Goods Sold, o COGS): el COGS se aplica a las empresas basadas en productos. Es el costo real de producir y vender ese producto. (El costo de los servicios [Cost of Services, o COS] es lo mismo, pero para una empresa de servicios). Aquí indicaría todos los costos asociados con la obtención y venta de sus productos o servicios.
3. Reste los costos de los ingresos: esta es su ganancia bruta.
4. Enumere los costos fijos o gastos operativos: incluya cosas como alquiler, servicios públicos y nómina.
5. Reste los gastos operativos de la ganancia bruta: esta es su ganancia operativa.
6. Agregue los ingresos adicionales que no procedan de su actividad habitual: agregue los ingresos de otras fuentes, como dividendos o intereses que le hayan sido abonados. Esto se conoce como EBITDA (ganancias antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización).
7. Enumere cualquier interés, impuestos, depreciación y amortización.
8. Reste los intereses, los impuestos, la depreciación y la amortización del EBITDA: esta es su ganancia neta (o balance final).

Al finalizar, su P&L puede proporcionarle información valiosa. Por ejemplo, ¿qué productos, servicios y fuentes de ingresos están dando resultados y cuáles se están quedando atrás? ¿Funcionó ese plan de mercadeo para la nueva tienda? Examine las cifras de ventas de la nueva tienda y lo verá. También le ofrece una visión general de la situación financiera real de su negocio, en lugar de la que usted cree que es. Aunque puede tener la intuición, e incluso algunos datos, de que sus costos laborales, por ejemplo, son demasiado altos, su P&L puede decírselo con seguridad.