Cómo elegir un proveedor de servicios para comerciantes

Todo negocio necesita una forma confiable de aceptar pagos por los productos o servicios que vende. Para procesar pagos con tarjetas de crédito, tarjetas de débito y billeteras digitales, las empresas recurren a un proveedor de servicios para comerciantes. Ese proveedor trabaja tras bastidores, conectando a clientes, bancos y redes de tarjetas para transferir fondos de forma segura, liquidar transacciones y gestionar casos de fraude o disputas.

Los servicios para comerciantes hacen posibles los pagos. Hoy en día, también influyen en el funcionamiento y el crecimiento de una empresa.

Elegir un proveedor de servicios para comerciantes ya no es solo una cuestión de procesamiento de pagos. También es una decisión relacionada con el software.

“El software es realmente lo que marca la diferencia”, dice Jonathan Sepulveda, Product Management Executive de Global Payment Solutions en Bank of America. Cuando el software es bueno, los pagos se simplifican, las operaciones son más eficientes y los dueños de negocios pueden dedicar más tiempo a lo que más importa: atender a los clientes.

Muchos negocios siguen evaluando los servicios para comerciantes basándose principalmente en los cargos por transacción, los costos de “hardware” o los métodos de pago aceptados. Esa perspectiva refleja una etapa anterior del mercado.

Hoy en día, el software de punto de venta (point of sale, o POS) ocupa un lugar central en la experiencia de pago. Conecta el procesamiento de pagos con la administración de inventario y menús, la elaboración de informes, la gestión de personal, el comercio electrónico, los datos de los clientes y más. Los pagos son el resultado. El software de punto de venta es el sistema que respalda las operaciones diarias.

Cuando la plataforma de software tiene limitaciones, es posible que todas las funciones conectadas también las tengan.

El cambio se produjo rápidamente. “La COVID cambió muchas percepciones y obligó a los dueños de negocios a adoptar y utilizar la tecnología”, dice Sepulveda.

Antes de ese periodo, muchos negocios dependían de sistemas separados, como una caja registradora básica, un terminal de tarjetas independiente y procesos manuales superpuestos. Ante la presión, ese modelo se vino abajo.

Lo que lo sustituyó no solo fueron los pagos digitales, sino los sistemas de pago basados en software. Las plataformas de punto de venta integradas ahora agrupan las operaciones, automatizan las tareas de rutina y ofrecen información en tiempo real sobre el desempeño del negocio.

Si el software es la base, la siguiente pregunta es sencilla: ¿qué debe ofrecer un proveedor de servicios para comerciantes moderno?

Como mínimo, el proveedor de servicios para comerciantes debería unificar las funciones básicas del negocio y contribuir a una toma de decisiones informada. Las principales plataformas de servicios para comerciantes permiten a las empresas:

• Ver las ventas en tiempo real en todas las tiendas y canales en línea

• Administrar el inventario y los menús, incluido el seguimiento automático del inventario sin necesidad de conciliaciones manuales

• Integrar las transacciones en tienda, en línea y móviles en un solo sistema

• Acceder a informes que sirvan de base para las decisiones sobre precios, la gestión de personal y el crecimiento
• Ofrecer herramientas de interacción con el cliente para captar nuevos clientes y mantener a los que ya tiene

Estas capacidades no se centran tanto en añadir funciones como en ofrecer un mayor control. Cuando la información se centraliza en un solo lugar, los negocios reducen los errores, ahorran tiempo y se adaptan más fácilmente a los cambios.

El “hardware” de punto de venta (POS) sigue desempeñando un papel fundamental, pero debe servir de apoyo a la estrategia de software en lugar de dictarla.

Las configuraciones actuales pueden incluir terminales fijos, dispositivos portátiles, lectores de tarjetas móviles, quioscos de autoservicio y accesorios como lectores de códigos de barras, impresoras de recibos y gavetas para dinero en efectivo. La configuración adecuada depende de cómo y dónde prefieran pagar los clientes.

“Especialmente en el entorno competitivo actual, es fundamental que el proveedor de servicios para comerciantes que elija pueda satisfacer las necesidades específicas de su negocio y de sus clientes”, dice Sepulveda.

Los proveedores de servicios para comerciantes más efectivos reconocen que cada industria funciona de manera diferente.

Los restaurantes pueden necesitar un sistema de pedidos en línea, de entrega frente al negocio o de quioscos. Los comercios minoristas pueden centrarse en la gestión del inventario y la elaboración de informes para múltiples ubicaciones. Los negocios de suscripción necesitan un sistema seguro de facturación periódica. Los vendedores de comercio electrónico necesitan una integración perfecta entre su sitio web y su aplicación móvil.

Las capacidades del software específico para cada industria reducen la necesidad de recurrir a soluciones provisionales y ayudan a los negocios a funcionar de manera más eficiente.

Además de las operaciones, las plataformas modernas de servicios para comerciantes desempeñan un papel cada vez más importante en la interacción con los clientes.

Actualmente, muchas soluciones ofrecen funciones como:

• Programas de lealtad y de recompensas
• Herramientas de mercadeo
• Tarjetas de regalo
• Pantallas orientadas al cliente al momento de pagar
• Pedidos en línea, programación de citas y recordatorios
• Comunicaciones integradas

Estas herramientas crean, como señala Sepulveda, “diferentes maneras de permitir que el dueño de negocio interactúe más estrechamente con sus clientes”. Una interacción sólida contribuye a convertir las transacciones puntuales en relaciones duraderas.

Los precios de los servicios para comerciantes suelen incluir los costos de “hardware”, los cargos mensuales por el software y los cargos por procesamiento por transacción. Los gastos pueden variar en función de la estructura del plan, el volumen de transacciones o el método de pago.

Las plataformas integradas pueden sustituir a múltiples proveedores y reducir el trabajo manual. Con el tiempo, pueden bajar el costo total y mejorar la productividad. Las evaluaciones más útiles tienen en cuenta el sistema en su conjunto, en lugar de elementos individuales.

Una política de precios clara, la transparencia y la capacidad de adaptación suelen ser más importantes que la tarifa más baja anunciada.

Un flujo de dinero en efectivo constante sigue siendo esencial. Muchos proveedores ofrecen la transferencia de fondos al día siguiente o el mismo día, a veces con condiciones o cargos adicionales.

La atención al cliente es igualmente importante. Cuando surgen problemas con los sistemas, es necesario que se resuelvan rápidamente. “Si algo no funciona, usted necesita contactar a alguien rápidamente para que lo solucione”, afirma Sepulveda.

Los servicios para comerciantes son una inversión a largo plazo. Lo que hoy funciona para un negocio puede que tenga que adaptarse a medida que este crezca.

Aunque el mercado de los pagos para comerciantes sigue madurando, el progreso es diferente. Algunos proveedores están invirtiendo en plataformas modernas de software. Otros siguen dependiendo de sistemas heredados. Esa diferencia es importante.

Un buen proveedor de servicios para comerciantes invierte en software, amplía sus capacidades y se adapta a la forma en que operan los negocios hoy en día. No se trata simplemente de una decisión sobre el procesamiento de pagos, sino de una decisión sobre la plataforma que respaldará al negocio a largo plazo.

La plataforma adecuada ofrece visibilidad, control y flexibilidad. Conecta las operaciones, fortalece la interacción con los clientes y favorece el crecimiento a largo plazo. La transición a los servicios para comerciantes basados en software ya está en marcha. La decisión clave es elegir una plataforma.