Cómo crear un presupuesto para su negocio

Si desea aumentar las probabilidades de tener una pequeña empresa exitosa, comience por crear un presupuesto. Un presupuesto es una herramienta poderosa que le ayuda a tener una idea clara de cuánto dinero tiene y en qué lo ha gastado, y le da pistas sobre cuánto dinero necesitará a corto y largo plazo. También puede ayudarle a tomar decisiones clave para el negocio, como si debe contratar más personal o adquirir más equipo, o dónde recortar gastos para evitar problemas de flujo de dinero en efectivo.

Un presupuesto es fundamental, especialmente en un momento en el que las empresas se enfrentan al aumento de los costos. El 73% de los propietarios de pequeñas empresas encuestados en el Informe de dueños de negocios 2024 de Bank of America, realizado en colaboración con el Bank of America Institute, afirmó estar preocupado por la inflación, y el 61% dijo estar preocupado por los precios de las materias primas. A continuación, le explicamos cómo crear un presupuesto y utilizarlo para tomar las mejores decisiones hoy, mañana y en el futuro.

¿Qué es un presupuesto para negocios?

En pocas palabras, un presupuesto es un plan de gastos basado en los ingresos y gastos de su negocio. Muestra el capital disponible, estima los gastos y ayuda a predecir los ingresos. La información de su presupuesto puede ayudarle a planificar los próximos pasos de su empresa. Un presupuesto analiza las actividades durante un periodo de tiempo determinado. Considérelo como una herramienta que le ayuda a asignar recursos a las prioridades estratégicas de su plan de negocios.

¿Cuáles son las ventajas de crear un presupuesto para su negocio?

Un presupuesto le permite asignar los recursos financieros de manera más eficaz, realizar un seguimiento de las variaciones y modificar su plan de gastos según sea necesario. Es una ayuda esencial para mantener las operaciones diarias, ya que le proporciona la información necesaria para distribuir su dinero en efectivo de manera más estratégica y evitar problemas de flujo de dinero en efectivo. Además, le permite identificar cuándo necesita buscar financiamiento. La deuda es una realidad para muchos negocios. Un presupuesto puede ayudarle a administrar las deudas con medidas financieras controladas y planificadas.

Un presupuesto también puede ayudarle a estar preparado para lo inesperado. Ajustarse a su presupuesto y crear una red de seguridad para emergencias le proporcionará una base financiera más sólida.

Tipos de presupuestos para negocios

Cuando se trata de presupuestos, no basta con uno solo. Es posible que le resulten útiles varios tipos de presupuestos para su negocio.

Presupuesto general

Este tipo de presupuesto utiliza datos de los estados financieros, su pronóstico de dinero en efectivo y su plan financiero para crear un solo documento que le permita tomar el pulso a su negocio. Su equipo gerencial puede usarlo para planificar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos del negocio. Por lo general, las pequeñas empresas utilizan hojas de cálculo para crear sus presupuestos generales o se plantean usar un software de presupuesto, ya que puede ayudar a minimizar los errores.

Presupuesto operativo

Este presupuesto muestra los ingresos y gastos previstos para un periodo determinado. Considérelo como un informe de pérdidas y ganancias, pero para el futuro. El presupuesto operativo incluye los costos fijos y variables, así como los gastos no operativos. Los gastos de capital suelen excluirse del presupuesto operativo. Cada partida debe ir respaldada con detalles clave.

El presupuesto operativo le permite comprobar si está gastando según lo previsto. Este presupuesto suele prepararse al inicio de cada año, sin embargo, es importante no olvidarlo. Actualícelo a lo largo del año, ya sea mensual o trimestralmente, para saber en todo momento cuál es la situación de su negocio.

Presupuesto de capital

Las empresas a veces crean un presupuesto de capital cuando desean realizar una compra grande, como una pieza importante de equipo para la fábrica o un nuevo sistema de tecnología que requerirá una inversión considerable. Esto permite al equipo financiero determinar el impacto en el flujo de dinero en efectivo y planificar en función de ello.

Presupuesto de dinero en efectivo o presupuesto de flujo de dinero en efectivo

Este documento le dará un estimado de cómo entra y sale el dinero durante un determinado periodo de tiempo. El presupuesto de dinero en efectivo se crea utilizando las conclusiones que se extraen del pronóstico de ventas y la producción, y estimando las cuentas por pagar y por cobrar.

Presupuesto laboral

Si va a contratar empleados, este tipo de presupuesto le ayuda a planificar el dinero que necesitará para pagar la nómina, no solo de los empleados fijos, sino también del personal transitorio y de temporada.

Métodos de elaboración de presupuesto que puede utilizar

Hay más de una forma de elaborar un presupuesto. Estos son algunos métodos comunes:

Elaboración de presupuesto incremental

Este método toma el presupuesto o el rendimiento real del periodo actual, lo utiliza como base y luego lo ajusta en cantidades incrementales para tener en cuenta cualquier aumento en los costos. Por lo general, cuando se elabora un presupuesto incremental, se utiliza la tasa de inflación como guía para ajustar las cantidades. Una ventaja de presupuestar de esta manera es que es relativamente fácil de hacer.

Elaboración de presupuesto de base cero

Con este método, está elaborando un presupuesto desde cero. Debe examinar minuciosamente cada gasto o posible gasto antes de decidir agregarlo a su presupuesto. Esto le ayuda a alinear los objetivos de su negocio con sus gastos. A diferencia de otros tipos de presupuestos, no se centra en los resultados históricos. Un presupuesto de base cero es ideal cuando se busca reducir gastos.

Elaboración de presupuesto basado en actividades

Las acciones hablan más que las palabras. Este tipo de presupuesto analiza los datos necesarios para alcanzar los objetivos o los resultados que se ha fijado la empresa. Supongamos que su negocio quiere alcanzar un ingreso de $5,000,000. En primer lugar, debe determinar las actividades necesarias para hacer realidad ese ingreso y luego calcular los costos de llevar a cabo esas actividades.

Elaboración de presupuesto participativo

En los presupuestos participativos, que suelen utilizar las pequeñas empresas más grandes, son más las personas que participan en la toma de decisiones. Tanto la gerencia intermedia como los cargos gerenciales de menor rango comparten la responsabilidad de elaborar el presupuesto. Primero se tiene en cuenta la opinión de la gerencia de menor rango, luego el presupuesto pasa a los gerentes intermedios y, por último, la gerencia superior ofrece sus comentarios y da su aprobación. Una ventaja de este tipo de elaboración de presupuesto es que se comparte la información y, cuando la gerencia y el personal están de acuerdo en cuanto a los objetivos, es más probable que estos se alcancen.

Cómo crear un presupuesto para negocios

Crear un presupuesto para negocios requiere varios pasos:

1. Calcule sus ingresos. Incluya todas sus fuentes de ingresos, preferiblemente de los últimos 12 meses, para determinar sus ingresos mensuales. Si su negocio es nuevo, puede investigar cuáles son los ingresos habituales en su sector y utilizarlos como guía para hacer sus estimados.
2. Sume sus costos fijos. Los costos fijos son cosas como el alquiler, la nómina y el pago de deudas.
3. Determine los costos variables. Además de los servicios públicos, estos pueden incluir mano de obra cobrable, materiales, cargos por transacción y comisiones.
4. Reste sus costos fijos y variables. Esto determina cuánto cuesta producir su producto o servicio. Cualquier cambio en los costos afecta sus ingresos netos, es decir, cuánto gana el negocio después de restar todos los gastos, el costo de producir su producto o servicio y los impuestos. La cantidad restante es el dinero que puede utilizar para invertir en el crecimiento del negocio.
   

Es recomendable reservar un fondo para imprevistos, como tener que sustituir equipos antes de lo planeado.

Ahora ya está listo para crear su estado de pérdidas y ganancias. Sume todos sus ingresos y todos sus gastos del mes. Reste los gastos de los ingresos. Lo ideal es que el resultado sea positivo, lo que indica una ganancia, y no negativo, que indica una pérdida.

Existen plantillas de presupuestos en línea que se incluyen en software como QuickBooks®. Las plantillas simplifican el proceso, ya que no hay que empezar desde cero.

Usar un presupuesto para tomar mejores decisiones

Si convierte su presupuesto en un recurso habitual, verá recompensados sus esfuerzos. Cuando tome decisiones sobre gastos, consulte su presupuesto con frecuencia y utilícelo como referencia para evaluar la realidad. Si ha presupuestado una cantidad X y sobrepasa esa cantidad, tendrá que dar explicaciones, aunque solo sea a usted mismo. Ser disciplinado puede ser difícil, pero, en última instancia, posicionará su negocio para el crecimiento, tanto hoy como en el futuro.