Rieva Lesonsky es presidenta y directora general de dos compañías especializadas en la pequeña empresa y el espíritu empresarial: GrowBiz Media y SmallBusinessCurrents.com. Es conferencista de renombre nacional, autora de libros de gran éxito comercial, periodista galardonada y una autoridad en iniciativa empresarial que ha cubierto el sector durante más de 40 años.
Conozca las normas antes de contratar a su primer empleado
31 de octubre de 2024 | Lectura de 8 minutos
Escrito por
Rieva Lesonsky
President and CEO
GrowBiz Media
La decisión de contratar a un empleado a tiempo completo puede ser emocionante, estresante o ambas a la vez.
Por una parte, tener que contratar a su primer empleado significa que el negocio está creciendo y que necesita ayuda. Por otra parte, es un gran paso en cuanto a responsabilidad y debe planificarse metódicamente.
Hay algunas cosas que debe tener en cuenta al empezar a contratar empleados, desde las implicaciones fiscales hasta las preguntas que no puede hacer a las personas que solicitan un puesto de trabajo. Estas son tres cosas que debe tener en cuenta.
Consideraciones antes de contratar
Números de identificación fiscal
Antes de contratar a un empleado, deberá obtener un Número de Identificación del Empleador (Employer Identification Number, o EIN), también conocido como número de identificación fiscal del empleador. La manera más sencilla de solicitar un EIN es a través del sitio web del Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, o IRS) completando el Formulario SS-4. Compruebe si también necesita números de identificación de contribuyente estatal y federal.
Implicaciones fiscales
Las pequeñas empresas con empleados deben cumplir estas y otras posibles normas fiscales:
- Los salarios del gobierno federal y las propinas, así como los impuestos retenidos, deben reportarse al IRS mediante el Formulario W-2, comprobante de salarios y retención de impuestos.
- Asegúrese de que su nuevo empleado entregue un certificado de retenciones firmado (Formulario W-4) para la fecha de contratación o antes.
- Mantenga los registros de impuestos sobre la nómina durante un mínimo de cuatro años.
Los empleadores que pagan salarios deben retener y depositar los impuestos sobre los ingresos y el empleo, que generalmente incluyen los impuestos sobre los ingresos federales, estatales y locales, según corresponda, así como los impuestos del Seguro Social y Medicare. Además, deben presentar el Formulario 941 del IRS, Declaración del Impuesto Federal Trimestral del Empleador. Para obtener más información, visite IRS.gov y consulte la página del impuesto estatal y local para conocer los requisitos específicos de declaración de impuestos para los empleadores. Tenga en cuenta que algunos estados y agencias gubernamentales locales tienen obligaciones adicionales de retención sobre los salarios de los empleados relacionados con algunas coberturas exigidas por el estado, como el seguro estatal de discapacidad.
Calificación de los empleados
Es su responsabilidad verificar la calificación de un empleado para trabajar en los EE. UU. En un plazo de tres días hábiles a partir de la contratación, los empleadores deben completar el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, que requiere que usted verifique los documentos para confirmar la ciudadanía del empleado o su calificación para trabajar en los EE. UU.
Debe conservar el Formulario I-9 en sus archivos durante al menos tres años después de la fecha de contratación o un año después de la fecha de cese del empleo.
Los empleadores pueden verificar electrónicamente la calificación para el empleo de los empleados recién contratados registrándose en E-Verify.
Impuestos sobre la nómina
Subcontratar la administración de su nómina puede ayudarle a cumplir con las numerosas regulaciones municipales, estatales y nacionales que los empleadores deben seguir. Considere trabajar con un proveedor de administración de nómina.
Beneficios para empleados
También se le pedirá que cubra ciertos costos de beneficios para el personal. Estos varían según la ciudad y el estado, además de los requisitos federales. Algunos ejemplos pueden incluir:
Compensación para trabajadores por accidentes de trabajo
Algunos empleadores están obligados por ley estatal a contratar un seguro de compensación por accidentes de trabajo. Este seguro puede ofrecerse a través de una compañía comercial, con fondos propios o a través del Programa de compensación para trabajadores por accidentes de trabajo de su estado.
Pago por discapacidad
Algunos estados y otras jurisdicciones exigen que los empleadores ofrezcan a sus empleados una cobertura de beneficios por discapacidad en caso de lesión o de enfermedad fuera del trabajo. Entre ellos se encuentran California, Hawaii, New Jersey, New York, Rhode Island y Puerto Rico.
Seguro de desempleo
Los requisitos varían según el estado. Consulte las leyes estatales y locales que le correspondan, así como con la agencia estatal de empleo para comprobar si debe registrarse.
Impuestos del Seguro Social
Los empleadores y los empleados deben pagar el impuesto del Seguro Social sobre los ingresos de los empleados.
Encontrar empleados
¿Dónde encontrar a su primer empleado?
Sin duda, Internet ha facilitado este paso, así que aprovéchelo. Antes de empezar, haga una lista de los requisitos necesarios, de los requisitos opcionales y de los niveles de experiencia que busca. Esto le ayudará a elegir los candidatos de manera más eficiente.
Estos son algunos lugares donde puede buscar
- Sitios web de empleo. Indeed.com es el más grande, pero es posible que tenga que pagar para promocionar su anuncio de manera que no se pierda en la inmensidad de ese sitio. También puede consultar ZipRecruiter y Monster, entre otros.
- Si su empresa opera a distancia, puede ampliar su grupo de búsqueda de empleados a más lugares. Estos sitios web de empleo se centran específicamente en los trabajadores virtuales: FlexJobs y JustRemote.
- Quizá un nuevo graduado universitario sería un buen punto de partida. Póngase en contacto con facultades, universidades o escuelas de formación profesional locales para publicar oportunidades u organizar ferias de empleo (virtuales o presenciales).
- LinkedIn sigue siendo el sitio web más importante para los profesionales y es un lugar ideal para publicar ofertas de empleo y conseguir candidatos de confianza entre sus contactos comerciales.
- Del mismo modo, si su empresa tiene seguidores activos en las redes sociales, considere la posibilidad de publicar también en esos sitios.
Tenga en cuenta que los candidatos a un puesto de trabajo también estarán observando su negocio. Asegúrese de que su sitio web refleje adecuadamente su empresa y que su página “Acerca de nosotros” ofrezca información general y destaque su misión y/o visión.
Si no quiere revisar cientos de currículos, los sitios web de empleos especializados pueden ser una mejor opción. Al estar dirigidos a sectores específicos, pueden ofrecer resultados más concretos. Entre los sitios web de empleos especializados más populares se encuentran:
- Para trabajos en ventas: SalesJobs.com
- Para empleados que comienzan: CollegeRecruiter.com
- Para trabajos en tiendas minoristas: All Retail Jobs
- Para trabajos en publicidad, mercadeo y creatividad: TalentZoo
Elegir las preguntas adecuadas para la entrevista
Cuando finalmente llegue al momento de la entrevista de trabajo, prepare una lista de preguntas que le ayude a conocer mejor al candidato. SCORE tiene una plantilla que puede usar como guía.
Sin embargo, hay preguntas que las leyes y las regulaciones federales le prohíben hacer para evitar la discriminación en la contratación. Debe tenerlo en cuenta porque muchas de esas preguntas pueden parecer triviales, pero hacerlas puede ponerlo a usted y a su empresa en riesgo legal.
Esto es lo que no puede preguntarles a los solicitantes de empleo
No puede preguntar
- Estado civil: si están casados, planean casarse, están embarazadas, tienen hijos o planean tenerlos.
- Edad: cuántos años tiene. Esto está prohibido por la Ley contra la Discriminación por Edad en el Empleo (Age Discrimination Employment Act, o ADEA).
- Discapacidades: si tienen discapacidades físicas o mentales, problemas de adicción o problemas de salud. Estas preguntas están prohibidas por la Ley para Estadounidenses con Discapacidades (Americans with Disabilities Act, o ADA).
- Religión: sobre su religión. La primera enmienda lo prohíbe.
- Raza: sobre su raza, etnia u origen nacional. El Título VII de la ley de Derechos Civiles de 1964 prohíbe hacer estas preguntas.
Puede preguntar
- Estado civil: puede preguntar si tienen algún problema para trabajar horas adicionales, por la noche o durante el fin de semana, o viajar.
- Edad: hay una excepción si el trabajo requiere que el empleado tenga una determinada edad, como los camareros que deben tener 21 años para servir alcohol.
- Discapacidades: puede informarles que su empresa exige que los nuevos empleados se sometan a pruebas de detección de drogas.
- Religión: puede preguntar si pueden trabajar los días que el trabajo requiere, en caso de que le preocupe que sus creencias religiosas les impidan trabajar en ciertos días.
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