Conozca las normas antes de contratar a su primer empleado

La decisión de contratar a un empleado a tiempo completo puede ser emocionante, estresante o ambas a la vez.

Por una parte, tener que contratar a su primer empleado significa que el negocio está creciendo y que necesita ayuda. Por otra parte, es un gran paso en cuanto a responsabilidad y debe planificarse metódicamente.

Hay algunas cosas que debe tener en cuenta al empezar a contratar empleados, desde las implicaciones fiscales hasta las preguntas que no puede hacer a las personas que solicitan un puesto de trabajo. Estas son tres cosas que debe tener en cuenta.

Antes de contratar a un empleado, deberá obtener un Número de Identificación del Empleador (Employer Identification Number, o EIN), también conocido como Número de Identificación Fiscal del Empleador. La manera más sencilla de solicitar un número EIN es a través del sitio web del Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, o IRS) o puede completar el Formulario SS-4 en papel. Compruebe si también necesita un número de identificación fiscal estatal o local.

Las pequeñas empresas con empleados deben cumplir estas y otras posibles normas fiscales:

• Los salarios del gobierno federal y las propinas, así como los impuestos retenidos, deben reportarse al IRS mediante el Formulario W-2, comprobante de salarios y retención de impuestos.
•  Asegúrese de que su nuevo empleado entregue un certificado de retención firmado (Formulario W-4) para la fecha de contratación o antes.
• Mantenga los registros de impuestos sobre la nómina (por razón del empleo) durante un mínimo de cuatro años a partir de la fecha de vencimiento o de pago del impuesto, la que ocurra más tarde.

Los empleadores que pagan salarios deben retener y depositar los impuestos sobre los ingresos y el empleo, que generalmente incluyen los impuestos sobre los ingresos federales, estatales y locales, según corresponda, así como los impuestos del Seguro Social y de Medicare. Además, deben presentar el Formulario 941 del IRS, Declaración del Impuesto Federal Trimestral del Empleador. Para obtener más información, visite IRS.gov y consulte la página del impuesto estatal y local para conocer los requisitos específicos de declaración de impuestos para los empleadores. Tenga en cuenta que algunos estados y agencias gubernamentales locales tienen obligaciones adicionales de retención sobre los salarios de los empleados relacionados con algunas coberturas exigidas por el estado, como el seguro estatal de desempleo y de discapacidad.  

Es su responsabilidad verificar los requisitos para calificar de un empleado para trabajar en los EE. UU. En un plazo de tres días hábiles a partir de la contratación, los empleadores deben completar el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, que requiere que usted verifique los documentos para confirmar la ciudadanía del empleado o sus requisitos para calificar para trabajar en los EE. UU.

Debe conservar el Formulario I-9 en sus archivos durante al menos tres años después de la fecha de contratación o un año después de la fecha de cese del empleo.

Los empleadores pueden verificar electrónicamente los requisitos para calificar para el empleo de los empleados recién contratados registrándose en E-Verify.

Subcontratar la administración de su nómina puede ayudarle a cumplir con las numerosas regulaciones municipales, estatales y nacionales que los empleadores deben seguir. Considere trabajar con un proveedor de administración de nómina.

Es posible que también deba cubrir ciertos costos de beneficios para empleados. Estos varían según la ciudad y el estado, además de los costos asociados al cumplimiento de los requisitos federales correspondientes. Algunos ejemplos pueden incluir:

Algunos empleadores están obligados por ley estatal a contratar un seguro de compensación por accidentes de trabajo. Este seguro puede ofrecerse a través de una compañía comercial, con fondos propios o a través del Programa de Compensación para Trabajadores por Accidentes de Trabajo de su estado.

Algunos estados y otras jurisdicciones exigen que los empleadores ofrezcan a sus empleados una cobertura de beneficios por discapacidad en caso de lesión o de enfermedad fuera del trabajo. Entre ellos se encuentran California, Hawaii, New Jersey, New York, Rhode Island y Puerto Rico.

Los requisitos varían según el estado. Consulte las leyes estatales y locales correspondientes, así como con la agencia estatal de empleo para comprobar si debe registrarse.

Por lo general, los empleadores y los empleados deben pagar el impuesto del Seguro Social y de Medicare sobre los ingresos de los empleados.

Bajo la Ley One Big Beautiful Bill, los empleados y los trabajadores independientes pueden deducir hasta $25,000 en propinas que califiquen en su declaración del impuesto federal sobre los ingresos. La deducción se elimina gradualmente para los contribuyentes con un ingreso bruto ajustado modificado superior a $150,000 (o $300,000 para los contribuyentes casados que presentan una declaración conjunta).

Las “propinas que califican” son propinas que se reciben de los clientes de manera voluntaria, en dinero en efectivo o cargadas a la cuenta, o que se reciben a través del reparto de propinas, en una profesión catalogada por el IRS como una que recibe propinas de forma habitual y regular.

Es posible que los empleadores tengan que presentar declaraciones informativas ante el IRS sobre las propinas, como el Formulario 8027 para los grandes establecimientos de comida o bebida, además de entregar a los empleados un estado de cuenta en el que se indiquen ciertas propinas en dinero en efectivo recibidas y la profesión del destinatario de la propina. 

Además, los empleadores están obligados a incluir las propinas en la Casilla 1 (salarios, propinas u otras remuneraciones), la Casilla 5 (salarios y propinas sujetos a Medicare) y la Casilla 7 (propinas sujetas al Seguro Social) del Formulario W-2 del empleado.

¿Dónde encontrar a su primer empleado?

Sin duda, el internet ha facilitado este paso, así que aprovéchelo. Antes de empezar, haga una lista de los requisitos necesarios, de los requisitos opcionales y de los niveles de experiencia que busca. Esto le ayudará a elegir los candidatos de manera más eficiente.

• Sitios web de empleo. Indeed.com es el más grande, pero es posible que tenga que pagar para promocionar su anuncio de manera que no se pierda en la inmensidad de ese sitio. También puede consultar ZipRecruiter y Monster, entre otros.
• Si su empresa opera a distancia, puede ampliar su grupo de búsqueda de empleados a más lugares. Estos sitios web de empleo se centran específicamente en los trabajadores virtuales: FlexJobs y JustRemote.
• Quizá un nuevo graduado universitario sería un buen punto de partida. Póngase en contacto con universidades o escuelas de formación profesional locales para publicar oportunidades u organizar ferias de empleo (virtuales o presenciales).
• LinkedIn sigue siendo el sitio web más importante para los profesionales y es un lugar ideal para publicar ofertas de empleo y encontrar candidatos de confianza entre sus contactos comerciales.
• Del mismo modo, si su empresa tiene seguidores activos en las redes sociales, considere la posibilidad de publicar también en esos sitios.

Tenga en cuenta que los candidatos a un puesto de trabajo también estarán observando su negocio. Asegúrese de que su sitio web refleje adecuadamente su empresa y que su página “Acerca de nosotros” ofrezca información general y destaque su misión y/o visión.

Si no quiere revisar cientos de currículos, los sitios web de empleos especializados pueden ser una mejor opción. Al estar dirigidos a sectores específicos, pueden ofrecer resultados más concretos. Entre los sitios web de empleos especializados más populares se encuentran:

• Para trabajos en ventas: SalesJobs.com
• Para empleados que comienzan: CollegeRecruiter.com
• Para trabajos en tiendas minoristas: All Retail Jobs
• Para trabajos en publicidad, mercadeo y creatividad: TalentZoo

Cuando finalmente llegue al momento de la entrevista de trabajo, prepare una lista de preguntas que le ayude a conocer mejor al candidato. SCORE tiene una plantilla que puede usar como guía.

Sin embargo, hay preguntas que las leyes y las regulaciones federales le prohíben hacer para evitar la discriminación en la contratación. Debe tenerlo en cuenta porque muchas de esas preguntas pueden parecer triviales, pero hacerlas puede ponerlo a usted y a su empresa en riesgo legal.