La elección de una estructura empresarial ya sea una propiedad individual, una LLC, una sociedad o una corporación, demuestra que el negocio es, en general, una entidad jurídica independiente del propietario y determina cómo tributa su dueño, la documentación que debe presentar, las opciones de financiamiento y la responsabilidad personal. Para más información, consulte el resumen del Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, o IRS) sobre las estructuras empresariales más comunes.
Muchos propietarios de pequeñas empresas prefieren pedir consejo a su contador y a su abogado sobre qué entidad jurídica es la mejor para su situación. La entidad que un dueño de negocio elija puede influir en el grado de protección de su responsabilidad y en la cantidad que pague en impuestos y otras gestiones.
Los procedimientos para constituir una entidad comercial varían en función del tipo de entidad, la naturaleza de su negocio y el estado en el que se haya constituido legalmente la empresa. Por lo general, el dueño del negocio debe registrar su entidad en cualquier estado en el que desarrolle su actividad a través de su secretaría de estado o de una agencia empresarial. Los proveedores externos especializados en constitución de empresas también pueden ayudar a agilizar el proceso y conseguir la documentación necesaria. Los dueños de negocio también pueden trabajar con un asesor jurídico.
Cualquier negocio que tenga empleados, presente declaraciones de impuestos sobre el empleo o impuestos de consumo específicos, retenga impuestos sobre los ingresos no salariales pagados a un extranjero no residente u opere como una corporación o sociedad (incluidas las LLC tratadas como sociedades para efectos fiscales) está obligado por el IRS, a obtener un número de identificación del empleador (Employer Identification Number, o EIN). Un EIN es un número de identificación fiscal federal único de nueve dígitos que utiliza el IRS para identificar a las empresas, al igual que un número de Seguro Social lo hace para las personas. Todos los documentos, formularios y trámites fiscales oficiales deben incluir ese EIN.
La manera más rápida de solicitar un EIN es a través del sitio web del IRS, aunque también es posible hacerlo por fax, teléfono o correo postal. Una vez que se ha completado la solicitud, el sistema generará un nuevo EIN que podrá utilizarse inmediatamente. Por lo general, los dueños de negocio también pueden solicitar un EIN a través de proveedores de servicios de formación de empresas.
Incluso si una empresa no cumple estos criterios, obtener un EIN u otro número de identificación fiscal del negocio (como un número de identificación fiscal del estado) puede beneficiar al dueño del negocio de todos modos. Utilizar un número de identificación fiscal del negocio, en lugar de un número de Seguro Social, puede ayudar a establecer el negocio como una entidad separada del dueño y puede ayudar a establecer el perfil de crédito individual del negocio.
Abrir una cuenta bancaria comercial es uno de los pasos más importantes que un dueño de negocio puede dar para mantener las finanzas de su negocio separadas de las personales. Al analizar las distintas entidades bancarias y las opciones de cuenta, los dueños de negocio deben tener en cuenta los servicios adicionales que podría necesitar en el futuro a medida que la empresa crezca, como la posibilidad de tener varias firmas autorizadas, herramientas de gestión de flujo de dinero en efectivo o servicios para comerciantes. También es importante tener en cuenta los cargos de las cuentas comerciales, que suelen ser diferentes a los cargos de las cuentas personales. Para encontrar el tipo de cuenta que mejor se adapta a las necesidades específicas de un negocio, los dueños de negocio deben comparar los cargos por mantenimiento mensual, así como características como los límites de actividad, las transferencias de la Cámara de Compensación Automatizada (Automated Clearing House, o ACH) y las oportunidades de agrupación de cuentas. También deben asegurarse de consultar los documentos necesarios para abrir una cuenta bancaria comercial.
El uso de una tarjeta de crédito comercial, aunque opcional, es otra forma de mantener las compras comerciales separadas de las personales y controlar los gastos del negocio. También puede facilitar el seguimiento de los gastos comerciales que pueden ser deducibles. Además, utilizar una tarjeta de crédito comercial de forma responsable puede ayudar al dueño de negocio a establecer un crédito empresarial independiente de su crédito personal. A la hora de elegir una tarjeta, los dueños de negocio deben considerar qué tipo sería el más beneficioso para su negocio. Puede ser una tarjeta sin cuota anual o una que ofrezca recompensas por viajes o reembolsos de dinero en efectivo. Los dueños de negocio también deben tener en cuenta sus hábitos de pago (¿pagarán el saldo todos los meses?) y si piensan ofrecer tarjetas a los empleados.
Para mantener registros financieros precisos, las pequeñas empresas suelen utilizar software de contabilidad, como QuickBooks, o contratar a un contador o tenedor de libros profesional que les ayude. Mientras mejores sean sus registros, más fácil les resultará a los dueños de negocio evaluar las necesidades financieras del negocio y asegurar los fondos.
Organizarse financieramente puede tomar tiempo, pero a la larga valdrá la pena. Al dar un paso a la vez, antes de darse cuenta, los dueños de negocio tendrán todas las piezas fundamentales en su lugar para mantener separadas sus finanzas personales de las comerciales.
