Por qué y cómo mantener separadas las finanzas personales de las comerciales

Muchos nuevos empresarios tienden a utilizar sus cuentas bancarias personales para depositar pagos y pagar facturas de su negocio. Sin embargo, una vez que el negocio está en marcha, es importante que los dueños de negocios tomen medidas para separar las finanzas comerciales de las personales.

 

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¿Por qué mantener separadas las finanzas personales de las comerciales?

Protección frente a la responsabilidad

La estructura de una empresa afecta la responsabilidad personal de su dueño. Un negocio de propiedad individual no es una entidad comercial independiente. Por lo tanto, en esta estructura, el dueño de negocio sigue siendo personalmente responsable de las obligaciones y las deudas de la empresa. En cambio, las sociedades, las Compañías de responsabilidad limitada (Limited Liability Companies, o LLC) y las corporaciones ofrecen distintos niveles de protección personal frente a la responsabilidad y las deudas. Con una LLC, por ejemplo, “por lo general nadie puede ir tras los bienes personales de su dueño”, afirma Eric Calaman, business executive de Bank of America. Para compararlas, consulte nuestra guía para elegir una estructura empresarial.

 

Establecer un historial de crédito comercial (y calificar para financiamiento)

Es importante para el dueño de negocio establecer el historial de crédito de su negocio separado de su historial de crédito personal. Aunque los prestamistas se fijen en la capacidad de pago individual del dueño de negocio, también querrán ver que la empresa tiene que estar en buenos términos con sus acreedores. Establecer cuentas a nombre de la empresa ayudará a consolidarla como una entidad independiente con su propio historial de crédito, separada del historial de crédito del dueño de negocio como individuo.

 

Contabilidad simplificada

Separar las finanzas comerciales de las personales puede ayudar al dueño de negocio a mantener una visión más clara del flujo de dinero en efectivo y la salud financiera del negocio, al margen de sus activos y responsabilidades personales. “Una cuenta comercial separada ofrece a los dueños de negocios la posibilidad de administrar su negocio desde un solo lugar”, afirma Calaman.

 

Mejor registro de datos

Las corporaciones y las LLC deben, por ley, mantener las finanzas del negocio separadas de las cuentas personales del propietario. Sin embargo, aunque el dueño de negocio haya optado por otra estructura, separar las finanzas comerciales de las personales puede facilitar el buen mantenimiento de los registros.

 

Cuentas con características más relevantes

Las cuentas comerciales, ya sean de cheques, de ahorros o de tarjetas de débito y de crédito, difieren mucho de las de uso personal. Sus características pueden incluir capacidades avanzadas de pago y facturación en línea, servicios para comerciantes e integración con QuickBooks^®, entre otras.

Cómo separar las finanzas comerciales de las personales

Elegir la estructura empresarial adecuada

La elección de una estructura empresarial ya sea una propiedad individual, una LLC, una sociedad o una corporación, indica si el negocio es una entidad jurídica independiente del propietario y determina cómo tributa su dueño, la documentación que debe presentar, las opciones de financiamiento y la responsabilidad personal. Para más información, consulte el resumen del Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, o IRS) sobre las estructuras empresariales más comunes.

 

Muchos propietarios de pequeñas empresas prefieren pedir consejo a su contador y a su abogado sobre cuál entidad jurídica es la mejor para su situación. La entidad que un dueño de negocio elija puede influir en el grado de protección de su responsabilidad, su obligación del impuesto federal sobre los ingresos y otras gestiones.

 

Los procedimientos para constituir una entidad comercial varían en función del tipo de entidad, la naturaleza del negocio y el estado en el que se ha constituido legalmente la empresa. Por lo general, el dueño de negocio debe registrar su entidad en cualquier estado en el que desarrolle su actividad a través de su secretaría de estado o de una agencia empresarial. Los proveedores externos especializados en constitución de empresas también pueden ayudar a agilizar el proceso y conseguir la documentación necesaria. Los dueños de negocios también pueden trabajar con un asesor jurídico.

 

Obtener un número de identificación fiscal del negocio 

Cualquier negocio que tenga empleados, presente declaraciones de impuestos sobre el empleo o de impuestos sobre artículos de uso y consumo, retenga impuestos sobre los ingresos no salariales pagados a un extranjero no residente u opere como una corporación o sociedad (incluidas las LLC tratadas como sociedades para efectos fiscales) está obligado por el IRS, a obtener un número de identificación del empleador (Employer Identification Number, o EIN). Un EIN es un número de identificación fiscal federal único de nueve dígitos que utiliza el IRS para identificar a las empresas, al igual que un número de Seguro Social lo hace para las personas. Todos los documentos, los formularios y los trámites fiscales oficiales deben incluir ese EIN.

 

La manera más rápida de solicitar un EIN es a través del sitio web del IRS, aunque también es posible hacerlo por fax o por correo postal. Una vez que se ha completado la solicitud, el sistema generará el nuevo EIN que podrá utilizarse inmediatamente. Por lo general, los dueños de negocios también pueden solicitar un EIN a través de proveedores de servicios de constitución de empresas.

 

Incluso si una empresa no cumple estos criterios, obtener un EIN u otro número de identificación fiscal del negocio (como un número de identificación fiscal del estado) puede beneficiar al dueño de negocio de todos modos. Utilizar un número de identificación fiscal del negocio, en lugar de un número de Seguro Social, puede ayudar a establecer el negocio como una entidad separada del dueño y puede ayudar a establecer el perfil de crédito individual del negocio.

 

Abrir una cuenta bancaria comercial

Abrir una cuenta bancaria comercial es uno de los pasos más importantes que un dueño de negocio puede dar para mantener las finanzas de su negocio separadas de las personales. Al analizar las distintas entidades bancarias y las opciones de cuenta, los dueños de negocios deben tener en cuenta los servicios adicionales que podrían necesitar en el futuro a medida que el negocio crezca, como la posibilidad de tener varias firmas autorizadas, herramientas de gestión de flujo de dinero en efectivo o servicios para comerciantes. También es importante tener en cuenta los cargos de las cuentas comerciales, que suelen ser diferentes a los cargos de las cuentas personales. Para encontrar el tipo de cuenta que mejor se adapta a las necesidades específicas de un negocio, los dueños de negocios deben comparar los cargos por mantenimiento mensual, así como características, como los límites de actividad, las transferencias de la Cámara de Compensación Automatizada (Automated Clearing House, o ACH) y las oportunidades de agrupación de cuentas. También deben asegurarse de consultar los documentos necesarios para abrir una cuenta bancaria comercial.

 

Considerar una tarjeta de crédito comercial 

El uso de una tarjeta de crédito comercial, aunque opcional, es otra forma de mantener las compras comerciales separadas de las personales y monitorear los gastos del negocio. También puede facilitar el seguimiento de los gastos comerciales que pueden ser deducibles. Además, utilizar una tarjeta de crédito comercial de forma responsable puede ayudar al dueño de negocio a establecer un crédito empresarial independiente de su crédito personal. A la hora de elegir una tarjeta, los dueños de negocios deben considerar qué tipo sería el más beneficioso para su negocio. Puede ser una tarjeta sin cargo anual o una que ofrezca recompensas por viajes o reembolsos de dinero en efectivo. Los dueños de negocios también deben tener en cuenta sus hábitos de pago (¿liquidarán el saldo todos los meses?) y si piensan ofrecer tarjetas a los empleados.

 

Mantener una contabilidad precisa 

Para mantener registros financieros precisos, las pequeñas empresas suelen utilizar software de contabilidad como QuickBooks, o contratar a un contador o tenedor de libros profesional que les ayude. Mientras mejores sean sus registros, más fácil les resultará a los dueños de negocios evaluar las necesidades financieras del negocio y asegurar los fondos.

 

Organizarse financieramente puede tomar tiempo, pero a la larga valdrá la pena. Al dar un paso a la vez, antes de darse cuenta, los dueños de negocios tendrán todas las piezas fundamentales en su lugar para mantener separadas sus finanzas personales de las comerciales.