¿Qué es un DBA y qué significa para su negocio?

Usted ha decidido comenzar un nuevo negocio. Tiene una grandiosa idea, ha formado un equipo talentoso y ahora necesita elegir un nombre. Si bien es una tarea aparentemente sencilla, existen implicaciones legales y términos con los que debe familiarizarse antes de elegir el nombre de su negocio.

Hay varias opciones para darle un nombre a su negocio:

1. Operar bajo un “nombre legal”
2. Usar el nombre del dueño del negocio
3. Registrar un DBA (“haciendo negocios bajo el nombre de”)

Cada negocio tendrá un “nombre legal”. Dependiendo de la estructura del negocio, este puede ser el nombre de los dueños o el nombre que aparece en los documentos de constitución del negocio. Sin embargo, un negocio también puede operar bajo un DBA.

Un DBA, que significa “hacer negocios bajo el nombre de”, es cuando una persona o corporación decide hacer negocios bajo un nombre diferente a su nombre legal. Por ejemplo, si su negocio necesita un nombre que sea más fácil de mercadear que su nombre formal, o si no desea hacer negocios con su nombre personal, seleccionar un DBA es el camino indicado. Dependiendo de su estado, un DBA también puede denominarse “nombre ficticio”, “nombre comercial” o “nombre comercial ficticio”.

Entonces, ¿cómo se aplica un DBA a su negocio? Este artículo le permitirá explorar cómo funciona un DBA y los casos en los que tal vez necesite registrar uno.

¿Cuáles son los beneficios de registrar un nombre DBA?

Registrar un DBA es una manera fácil y económica de comenzar a usar formalmente un nombre comercial sin incorporarlo ni constituir una Compañía de Responsabilidad Limitada (Limited Liability Company, o LLC). Además, si aún no ha constituido una entidad comercial por separado, registrar un DBA puede hacer más fácil abrir una cuenta bancaria comercial según las políticas de algunos bancos.

Como dueño de negocio, tal vez dar con un nombre atractivo y registrar un DBA pueda ayudarle a mercadear el negocio de manera más eficaz que si usa el nombre legal. Este nombre puede jugar un papel importante en el éxito de su negocio, ya que ayuda a los clientes a comprender lo que vende y qué hace que su marca sea única. Imagínese cuántas personas más esperarían en fila para comer en Jane Doe's Delicious Donuts en lugar de Jane Doe Enterprise LLC.

Un DBA también ofrece a los negocios la flexibilidad de agregar marcas adicionales. Si su negocio está creciendo y desea agregar nuevas líneas de productos sin tener que establecer una corporación subsidiaria, un DBA para cada marca es una manera útil de hacerlo. Además, si se expande fuera del estado y descubre que su marca en ese estado infringirá la marca de otro negocio, puede configurar un DBA en ese estado con una marca diferente.

¿Necesita mi negocio un DBA?

Cada estado tiene políticas diferentes sobre los DBA. Para saber si debe registrar un DBA, consulte con la oficina de registro de negocios de su estado. Si necesita registrar uno, averigüe si también debe registrarlo en el condado y la ciudad donde se encuentra u opera su negocio. Si no registra su DBA, algunos estados pueden multarlo o imponer otras restricciones a sus operaciones, como impedirle ejecutar los contratos que ha firmado.

¿Qué tipo de negocios necesitan un DBA?

Cuando registró su negocio por primera vez como entidad legal, una de las principales consideraciones fue determinar cuál era la estructura comercial adecuada para usted. Tal vez haya elegido establecer su negocio como propiedad individual, sociedad o LLC. Si ahora desea tener un nombre comercial más atractivo y fácil de usar para el cliente, que sea diferente del nombre legal de su empresa, puede considerar registrar un DBA para proteger su marca en el área local. Asegúrese de evitar agregar los términos Inc., LLC y Corp en el nombre ficticio, a menos que su empresa realmente haya formado el tipo de entidad que está mencionando. De lo contrario, el nombre podría considerarse engañoso o violar las leyes estatales y locales.

La estructura legal que elija puede determinar si necesita un DBA. A continuación, se presentan consideraciones clave para algunas estructuras legales comunes:

Negocios de propiedad individual y sociedades generales

Si desea administrar un negocio de propiedad individual o una sociedad general con un nombre ficticio, la mayoría de los estados requieren que registre un DBA. Tenga en cuenta que las reglas de clasificación de entidades predeterminadas para fines de impuestos federales se aplican a ciertas entidades comerciales si el dueño no ha presentado una elección para la clasificación de impuestos federales del negocio. Por lo tanto, incluso si no tomó ninguna medida formal para declarar su negocio como propietario único o sociedad general, aún tendrá que seguir las reglas que rigen el sistema fiscal federal de la entidad.

Franquicias

Muchos franquiciados crean una LLC o una corporación para comprar una franquicia. La presentación de un DBA les permite operar legalmente en su área local bajo el nombre de la empresa matriz. Por ejemplo, si compró una franquicia de Anytime Fitness a través de su negocio Fitness Enterprises LLC, tendría que registrar un DBA para informarle a su estado que está operando oficialmente como Anytime Fitness en una ciudad específica.

Corporaciones, LLC y LLP

Al constituir una corporación, una LLC o una Sociedad de Responsabilidad Limitada (Limited Liability Partnership, o LLP) usted registró el nombre de su negocio en su estado. Sin embargo, si elige hacer negocios con un nombre diferente al que registró, o expandirse a una nueva línea de negocio con una marca diferente, tiene la opción de registrar un DBA.

Solo puede recibir el nivel más alto de protección legal para su marca a través de una marca registrada a nivel federal (si participa en el comercio interestatal) o con su estado (si solo opera dentro del estado). Sin embargo, si no está preparado para ese costoso paso, un DBA puede proteger su nombre de imitadores locales que buscan aprovecharse de su éxito mediante una práctica llamada “hacerse pasar”, según el abogado Andrew Sherman, socio corporativo de Seyfarth, con sede en Washington, D.C., y autor de Harvesting Intangible Assets. “Hacerse pasar” describe una situación en la que los imitadores usan un nombre igual al suyo para tratar de hacerles creer a los clientes que en realidad están haciendo negocios con usted. Les permite aprovecharse injustamente de la reputación que usted ha establecido, sin el arduo trabajo que usted realizó para ganar la confianza de su comunidad.

Por ejemplo, si registró el nombre “Jim's Suits” en su estado, un DBA podría impedir que otra persona abra una tienda con ese nombre en su misma ciudad. El DBA puede ofrecerle lo que se conoce como “derecho consuetudinario” en su mercado local, dice Sherman. Eso significa que, si alguna vez tiene que acudir a los tribunales, un DBA podría ayudarle en su caso.

Sin embargo, la protección del DBA en la comunidad local probablemente no se extienda a todo el estado o a otros. De manera que tener dos Frank’s Pizzas en extremos opuestos del estado no es un problema, pero tener dos Frank’s Pizzas en la misma ciudad sí podría serlo. “Es una pequeña ventaja en comparación con los beneficios de tener una marca registrada a nivel federal, que es lo ideal”, dice Sherman.

¿En qué se diferencia un DBA de una LLC?

Un DBA le da la marca a un negocio y, a diferencia de una LLC, no lo establece como una entidad legal. Formar una LLC protegerá sus activos personales si hay una demanda contra el negocio. Un DBA es un apodo o alias que se usa para marcar y mercadear su negocio.

Antes de presentar un registro, consulte la base de datos de su estado para ver si el nombre que desea se encuentra disponible. Para evitar confusión, la mayoría de los estados no permiten que dos negocios registren el mismo DBA, aunque si su empresa tiene varios propietarios que operan LLC, pueden tener el mismo DBA. Un negocio de propiedad individual no puede tener más de un dueño, por lo que este principio no se aplicará en ese caso. Si constituye una LLC y la expande fuera de su estado, puede registrar el mismo DBA allí si no está en uso, o personalizarlo un poco con un nuevo DBA, por ejemplo, cambiando Jim's Suits por Jim's Suits of California.

Presentar una solicitud de DBA es fácil y por lo general es menos costoso que crear una LLC. La solicitud de un DBA a menudo se puede presentar en cuestión de minutos por menos de $100. Por otro lado, formar una LLC puede resultar más costoso si necesita contratar a un abogado para que le ayude.

Cómo presentar una solicitud para un DBA

El proceso varía dependiendo de dónde se encuentre, pero en general, deberá notificar a la oficina de registro de negocios del estado y proporcionar información básica sobre el negocio junto con un certificado del estado de buena reputación. Algunos estados exigen documentos notariados como respaldo, otros le permitirán registrar el negocio en línea y enviar los documentos de manera digital. La información que proporcione sobre su negocio quedará en los registros públicos.

Los cargos varían, pero probablemente sean menos de $100. Algunos estados le permiten pagar en línea, en otros, es posible que deba enviar un giro postal o un cheque de caja por correo.

Qué debe considerar después de obtener un DBA

Una vez que obtenga su DBA, es importante mantenerlo adecuadamente.

Esto es lo que puede hacer:

• Conozca las reglas. Si presenta una solicitud para un DBA, asegúrese de actualizar su nómina, sus impuestos sobre las ventas y otros tipos de registros que correspondan. La información que proporcione debe concordar en todos estos registros.
• Mantenga sus registros al día. Las regulaciones varían, pero tal vez deba renovar su DBA cada cinco a diez años, dependiendo de su estado. En algunos estados, como Nueva York, no vencen.
• Presente un DBA en cada estado donde haga negocios. Tener un DBA en un solo estado no le protege en los demás estados.

Aunque la protección que ofrece es limitada, presentar una solicitud para un DBA es uno de los primeros pasos para mantener segura la identidad de marca de su empresa. Hágalo lo antes posible para proteger su marca y la reputación que ha establecido en su mercado local.