Información fiscal básica para las pequeñas empresas

16 de enero de 2024 | Lectura de 10 minutosIn english

Al poner en marcha su empresa, es probable que desarrolle planes para la contratación, mercadotecnia y realización de su primera venta. Pero considerar los impuestos, a menudo ignorados por los nuevos empresarios, es igualmente importante. Si no se ocupa de ellos inmediatamente, puede meterse en problemas. Planifique los impuestos comerciales desde el primer día para garantizar su exactitud y reducir el riesgo de sanciones impositivas en el futuro.

 

En qué se diferencian los impuestos comerciales y personales

La estructura de su empresa afectará a sus impuestos, incluido cómo y cuándo presentar sus declaraciones. Si tiene una empresa muy pequeña, lo más probable es que opere como propietario único (sole proprietorship) o sociedad de responsabilidad limitada (Limited Liability Company, o LLC). Si este es su primer año fiscal como empresario, tenga en cuenta que el pago de impuestos sobre los ingresos de la empresa y el pago de impuestos sobre los ingresos del empleo difieren en varios aspectos clave.

 

Impuestos estimados trimestrales

Si espera deber $1,000 o más cuando se presente su declaración de impuestos, generalmente tendrá que hacer pagos trimestrales de impuestos estimados. Para obtener más información sobre quién debe realizar pagos trimestrales de impuestos estimados, consulte la guía IRS Estimated Taxes (de impuestos estimados del IRS). Tendrá que pagar los impuestos estimados al gobierno federal y posiblemente a uno o más estados y/o localidades, dependiendo de dónde viva y dónde opere la empresa. Si usted opera su negocio como una sociedad anónima de tipo C, o una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) que tributa como una sociedad anónima de tipo C, por lo general también tendrá que presentar una declaración de impuestos de sociedades anualmente y pagar impuestos de sociedades estimados trimestralmente. Las sociedades colectivas, las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) que tributan como sociedades colectivas y las sociedades anónimas de tipo S deben presentar declaraciones informativas anuales separadas.

 

Esperar a pagar los impuestos comerciales hasta la fecha límite de presentación de la declaración de impuestos podría dar lugar a que se le exija el pago de una gran multa. Las multas se calculan generalmente en función de los impuestos estimados que debería haber pagado cada trimestre y el tiempo de retraso en el pago. También es posible que tenga que pagar intereses.

 

Cálculo de los impuestos comerciales

Al pagar los impuestos estimados trimestrales, por lo general usted paga tanto el impuesto sobre los ingresos que ha obtenido como además el impuesto sobre el trabajo independiente, que incluye los impuestos del Seguro Social y Medicare. Para obtener información sobre la tasa actual del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, consulte la guía del IRS sobre el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. A efectos de los impuestos sobre el trabajo independiente, en su propia empresa, usted suele ser tanto el empleador como el empleado.

 

Tenga en cuenta que también tendrá que reservar dinero para pagar los impuestos estimados trimestrales sobre cualquier ingreso que reciba como contratista independiente o profesional independiente que por lo general se declara en el formulario 1099-NEC al final del año. Esto a veces se refiere como ingresos 1099.

 

Ingresos W-2

Si gestiona las nóminas de su empresa, los ingresos que llegan a través de cada cheque de sueldo suelen denominarse como ingresos W-2. Como empleador, usted debe deducir los impuestos correspondientes de cada cheque de sueldo de cada empleado y enviarlos al gobierno. Los principales proveedores de nóminas le ayudarán a determinar la cantidad a deducir, y la deducirán automáticamente de su cuenta bancaria comercial y la enviarán a las autoridades fiscales federales y estatales en su nombre. Sin embargo, en última instancia, usted es el responsable de pagar la cantidad correcta, por lo que es una buena idea que su contador realice al menos una comprobación puntual para asegurarse de que las deducciones de la nómina son las que deberían ser. Los cambios en las leyes fiscales y en los ingresos de sus empleados pueden obligarle a actualizar las cantidades que deduce.

Estrategias para mantener los impuestos bajo control

 

Separe las cuentas comerciales de las personales

Si establece sus cuentas y registros antes de la temporada de impuestos, le permitirá centrarse más en la administración de su empresa y menos en lo que puede ser una tarea tediosa.

 

Si usted es un propietario único, empiece por separar sus finanzas empresariales de las personales para llevar un recuento exacto. Utilizar una cuenta de cheques o de ahorros personal para su empresa puede hacer que los impuestos sean más elevados, porque es fácil olvidarse de deducir todos los gastos deducibles. Del mismo modo, deducir los gastos pagados de las finanzas de su empresa para hacer compras personales no es correcto y puede dejarle vulnerable a deber dinero al gobierno en impuestos, intereses y multas si alguna vez es auditado.

 

También puede considerar solicitar una tarjeta de crédito comercial dedicada. Es más fácil hacer un seguimiento de los gastos si los realiza con una o dos tarjetas comerciales que se han reservado para sus necesidades comerciales. Algunas tarjetas de crédito comerciales ofrecen amplios informes sobre los gastos de la empresa, lo que puede ser útil para clasificar los gastos a efectos fiscales. Como ventaja añadida, muchas tarjetas comerciales también ofrecen categorías de recompensas centradas en la empresa y otros beneficios; y, si se utiliza de forma responsable, una tarjeta de crédito comercial puede ayudarle a establecer un historial crediticio positivo para su empresa.

 

Seguimiento de los impuestos sobre las ventas

Las empresas que deben cobrar el impuesto sobre las ventas a menudo les resulta beneficioso invertir en un programa adecuado que les ayude a hacer un seguimiento de este impuesto, ya que deben cumplir las leyes de cada estado y localidad en los que operan. Estos empresarios también podrían pedir ayuda de un contador para asegurarse de que están administrando el programa de impuestos correctamente. En cualquier caso, asegúrese de llevar un registro detallado de las transacciones y de los clientes, de hacer un seguimiento de los estados y localidades en los que su empresa tiene clientes y de conciliar sus registros con frecuencia para detectar a tiempo cualquier error que pueda afectar a la cantidad que debe en impuestos.

 

Saber qué es (y qué no es) deducible de impuestos

Es posible que muchos empresarios paguen más impuestos de los necesarios porque no son conscientes de las deducciones a las que las empresas podrían tener derecho. Estas suelen ser bastante diferentes de las deducciones fiscales personales. El IRS publica una guía titulada Business Expenses (Gastos comerciales) que merece la pena consultar periódicamente para asegurarse de cuáles son los gastos deducibles fiscalmente. Si se acerca el final del año y ha obtenido más ganancias de lo habitual, programar el pago de los gastos deducibles más importantes durante ese año puede ayudarle a reducir la factura fiscal para ese año si es un contribuyente con contabilidad según registro de caja. Solo tiene que consultar con su contador las posibles deducciones para asegurarse de que está programando correctamente sus deducciones.

 

Simplificar el seguimiento de los gastos comerciales

Es fácil que los recibos de papel guardados en un cajón o carpeta se pierdan o se rompan. El uso de una tecnología sencilla puede hacer más cómodo el seguimiento de los gastos. Así que, además de un programa de contabilidad, puede ser útil utilizar una aplicación que monitorea las millas en su teléfono móvil para registrar todos los viajes que haga por motivos de trabajo en su vehículo personal, o una aplicación específica para viajes para registrar todos los gastos relacionados con los mismos, como estancias en hoteles y boletos de avión. De esta manera, puede aprovechar al máximo las deducciones fiscales disponibles para los gastos de viajes de negocios. Del mismo modo, utilizar una aplicación que le permita escanear los recibos comerciales y cargarlos en su programa de contabilidad o en un almacenamiento digital le ayudará a llevar un control de los gastos sobre la marcha. Algunas aplicaciones le permiten ver un recuento de todos sus gastos del año y cuáles son sus ganancias actuales cuando se restan los gastos.

 

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Presupuestar para el pago de impuestos a lo largo del año

Ahorrar mensualmente para los impuestos le asegurará tener suficiente dinero en efectivo a mano cuando llegue el momento de hacer los pagos de impuestos estimados cada trimestre. Esta estrategia puede ser especialmente útil cuando se está empezando y cuando los ingresos de la empresa son esporádicos o varían según la temporada. Es habitual que las empresas más pequeñas y las empresas de propietario único (sole proprietorship) ahorren para los impuestos en una cuenta bancaria comercial separada para asegurarse de que los fondos no se destinan accidentalmente para otros propósitos.

 

Abra una cuenta de jubilación con ventajas fiscales

Una forma de probada eficacia para reducir sus ingresos sujetos a impuestos federales personales este año es abrir una cuenta de jubilación con ventajas fiscales (una IRA tradicional, una IRA SIMPLE, una IRA SEP, un 401(k) individual u otra cuenta de jubilación) en la que sus aportaciones, hasta unos límites específicos, serán generalmente deducibles de impuestos para el año en curso. (Los requisitos para calificar para este tipo de planes depende de sus circunstancias específicas. Para obtener más información, consulte Planes de jubilación para pequeñas empresas). Maximizar sus aportaciones deducibles e incluso abrir un segundo tipo de cuenta de acuerdo con las normas del IRS puede ayudarle a reducir sus ingresos sujetos a impuestos federales.

 

Considere la posibilidad de abrir una cuenta de ahorros para la salud (HSA)

Otra forma de reducir potencialmente su factura de impuestos es abrir una HSA, un tipo de cuenta generalmente disponible para las personas que están inscritas en un plan de salud con un deducible alto, que califica. Como propietario de una empresa individual, puede abrir una con un banco o cooperativa de crédito que ofrezca cuentas HSA, siempre que cumpla ciertos requisitos de admisibilidad. Una HSA está diseñada para sus necesidades de salud actuales y futuras, y cuando deposita dinero en la HSA, puede reclamar una deducción fiscal. Además, puede retirar los fondos libres de impuestos federales, siempre que los utilice para pagar gastos médicos que califiquen. Al igual que las cuentas de jubilación, una HSA tiene límites de aportación, y si tiene 55 años o más en cualquier momento del año natural, puede ahorrar aún más dinero en una HSA con aportaciones de recuperación.

 

Glosario de impuestos para pequeñas empresas

Incluye los ingresos declarados en el formulario 1099-NEC que los contratistas independientes o trabajadores por cuenta propia reciben de clientes en un año.

Los impuestos que ciertas entidades y personas, incluidas las empresas, pagan cada trimestre, generalmente basados en una estimación de los ingresos sujetos a impuestos del año.

Multa no deducible que se impone en determinadas circunstancias, incluso a los contribuyentes que han pagado menos impuestos estimados trimestrales o no los han pagado a tiempo.

Impuestos del Seguro Social y Medicare que generalmente se cobran a las personas que trabajan por cuenta propia o son contratistas independientes.

Los salarios, propinas y otros ingresos que reciben los empleados en un año se declaran en el formulario W-2. Una persona puede recibir varios formularios W-2 si tiene varios empleadores o cambia de trabajo.

Información y divulgaciones importantes

 

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