6 de noviembre de 2024 | Lectura de 12 minutos
Cuando se pone en marcha un negocio, es probable que el propietario elabore planes de contratación y de mercadeo, y planes para hacer su primera venta. Pero los impuestos, que a menudo pasan por alto los nuevos emprendedores, son igualmente importantes. Los emprendedores deben planificar los impuestos desde el primer día para mantener registros precisos y reducir el riesgo de sanciones fiscales en el futuro.
La estructura de una empresa afectará sus impuestos, incluyendo cómo y cuándo se presentan las declaraciones. Los dueños de negocios muy pequeños suelen operar como propiedad individual o como Compañía de Responsabilidad Limitada (Limited Liability Company, o LLC). Los nuevos emprendedores deben tener en cuenta que el pago de impuestos sobre los ingresos del negocio y el pago de impuestos sobre los ingresos por empleo difieren en varios aspectos fundamentales.
Aquellos que prevén deber $1,000 o más al presentar su declaración de impuestos generalmente tendrán que hacer pagos trimestrales de impuestos estimados. Para obtener más información sobre quién debe realizar pagos trimestrales de impuestos estimados, consulte la guía del Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, o IRS) sobre impuestos estimados. Los dueños de negocios tendrán que pagar impuestos estimados al gobierno federal y posiblemente a uno o más estados y/o localidades, dependiendo de dónde vivan y de dónde opere el negocio. Aquellos que operan sus negocios como una corporación C, o como una LLC que tributa como una corporación C, generalmente tendrán que presentar una declaración anual del impuesto corporativo y pagar impuestos corporativos estimados trimestralmente. Las sociedades, las LLC que tributan como sociedades y las corporaciones S deben presentar declaraciones de impuestos informativas anuales por separado.
Los propietarios que esperan hasta la fecha límite de presentación de la declaración de impuestos para pagar los impuestos de su empresa podrían verse obligados a pagar una cuantiosa sanción. Por lo general, las sanciones se calculan en función del impuesto estimado que debería haberse pagado cada trimestre y de la duración del retraso en el pago. Los dueños de negocios también pueden verse obligados a pagar intereses.
Al pagar los impuestos estimados trimestrales, los dueños de negocios generalmente pagan tanto el impuesto sobre los ingresos que obtuvieron más el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, si corresponde, que incluye los impuestos del Seguro Social y de Medicare. Para obtener información sobre la tasa actual del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, consulte la guía del IRS sobre el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. A efectos del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, los dueños de negocios suelen ser a la vez el empleador y el empleado.
Tenga en cuenta que los dueños de negocios también pueden necesitar apartar dinero para pagar impuestos estimados trimestrales sobre cualquier ingreso que reciban como contratistas independientes o profesionales por cuenta propia que generalmente se reporta en el formulario 1099-NEC al final del año. Esto se conoce a veces como ingresos 1099.
Para los negocios con empleados, los ingresos que llegan a través de cada cheque de pago de sueldo suelen conocerse como ingresos W-2. Los empleadores deben retener los impuestos correspondientes de la nómina de cada empleado y remitirlos al gobierno. Al final de cada año, los empleadores deben presentar un formulario W-2 por cada empleado para informar sobre sus ingresos y la cantidad de impuestos retenidos. Los principales proveedores de nóminas ayudarán a los dueños de negocios a determinar cuánto retener, deducirán automáticamente los impuestos de su cuenta bancaria comercial y remitirán los impuestos a las autoridades fiscales federales y estatales en su nombre. Sin embargo, los dueños de negocios son, en última instancia, los responsables de pagar la cantidad correcta de impuestos, por lo que puede ser una buena idea que un contador realice al menos una comprobación aleatoria para asegurarse de que las deducciones de la nómina son las que deberían ser. Los cambios en las leyes fiscales y en los ingresos de los empleados pueden obligar a los dueños de negocios a actualizar las cantidades que deducen.
Establecer las cuentas y mantener registros antes de la época de impuestos permite a los dueños de negocios concentrarse más en el funcionamiento de sus negocios y menos en lo que puede ser una tarea pesada.
Los propietarios únicos pueden empezar por separar sus finanzas comerciales de las personales para llevar un registro preciso. Usar una cuenta de cheques o de ahorros personal para el negocio puede dar lugar a impuestos más altos si el dueño del negocio se olvida de deducir cada gasto deducible. Del mismo modo, deducir los gastos pagados con las finanzas de un negocio para hacer compras personales es inadecuado y puede dejar al dueño de negocio en una situación vulnerable ante la posibilidad de deber dinero al gobierno en impuestos, intereses y sanciones si alguna vez son auditados.
Los dueños de negocios también podrían considerar la posibilidad de solicitar una tarjeta de crédito dedicada al negocio. Puede resultar más fácil hacer un seguimiento de los gastos realizados con una o dos tarjetas comerciales que se han reservado para las necesidades del negocio. Algunas tarjetas de crédito comerciales ofrecen informes detallados sobre los gastos del negocio, lo que puede resultar útil a la hora de clasificar los gastos a efectos fiscales. Como ventaja adicional, muchas tarjetas comerciales también ofrecen categorías de recompensas y otros beneficios orientados al negocio y, si se usa de manera responsable, una tarjeta de crédito comercial puede ayudar a un emprendedor a establecer un historial de crédito positivo para su negocio.
Los negocios que deben cobrar impuestos sobre las ventas a menudo encuentran beneficioso invertir en un “software” adecuado que les ayude a llevar un registro de estos impuestos, ya que deben cumplir con las leyes de cada estado y localidad a la que sirven. Estos dueños de negocios también podrían buscar la ayuda de un contador para asegurarse de que están manejando el “software” de impuestos correctamente. En cualquier caso, los dueños de negocios deben asegurarse de mantener registros detallados de las transacciones y de los clientes, hacer un seguimiento de los estados y localidades en los que su negocio tiene clientes y conciliar sus libros con frecuencia para detectar a tiempo cualquier error que pudiera afectar la cantidad que deben en impuestos.
Muchos dueños de negocios pagan más impuestos de los que necesitan porque no son conscientes de las deducciones a las que pueden tener derecho las empresas. Éstas suelen ser bastante diferentes de las deducciones fiscales personales. El IRS publica una guía de recursos de gastos comerciales que los dueños de negocios pueden consultar periódicamente para asegurarse de saber cuáles gastos pueden ser deducibles de impuestos. Los dueños de negocios deben discutir cualquier deducción potencial con su contador para estar seguros de que están calculando correctamente sus deducciones.
Es fácil que los recibos en papel guardados en un cajón o en una carpeta se pierdan o se rompan. El uso de una tecnología sencilla puede hacer más cómodo el seguimiento de los gastos. Por lo tanto, además del “software” de contabilidad, podría ser útil para los dueños de negocios usar una aplicación de seguimiento de millas en su teléfono móvil para registrar cada viaje que hacen por negocios en su vehículo personal, o una aplicación específica para viajes para registrar todos los gastos relacionados con los viajes, como alojamiento en hoteles y pasajes de avión. De este modo, pueden llevar un registro de los gastos de viajes de negocios que pueden calificar como deducciones fiscales. De manera similar, si los dueños de negocios usan una aplicación que les permita escanear los recibos de su negocio y subirlos a su “software” de contabilidad o almacenamiento digital, puede que les resulte más fácil hacer un seguimiento de los gastos sobre la marcha. Algunas aplicaciones permiten a los usuarios ver un recuento de todos sus gastos del año y cuáles son sus ganancias actuales una vez restados los gastos.
Leer más: Conceptos básicos para pequeñas empresas sobre la administración del flujo de caja
Ahorrar mensualmente para los impuestos puede ayudar a garantizar que los dueños de negocios tengan suficiente dinero en efectivo a mano cuando llegue el momento de hacer los pagos de impuestos estimados cada trimestre. Esta estrategia puede ser especialmente útil cuando un emprendedor está comenzando o cuando los ingresos del negocio son esporádicos o varían estacionalmente. Es común que las empresas más pequeñas y los negocios de propiedad individual ahorren para los impuestos en una cuenta bancaria comercial separada para asegurarse de que los fondos no se destinen accidentalmente a otro fin.
Los dueños de negocios pueden reducir su ingreso tributable federal personal abriendo una cuenta de jubilación con ventajas fiscales (una Cuenta Individual de Jubilación [Individual Retirement Account, o IRA] tradicional, una Cuenta IRA de Igualación de Incentivos de Ahorros para Empleados [Savings Incentive Match Plan for Employees, o SIMPLE], una Cuenta IRA de Pensión Simplificada para Empleados [Simplified Employee Pension, o SEP], o un plan 401[k] de un solo participante u otra cuenta de jubilación) en la cual sus contribuciones, hasta los límites anuales especificados por el IRS, generalmente serán excluidas de su ingreso tributable para el año correspondiente. Los requisitos para calificar para estos tipos de planes de jubilación dependen de las circunstancias específicas del dueño de negocio. (Para más información, consulte Planes de jubilación para pequeñas empresas). Maximizar las contribuciones deducibles de impuestos e incluso abrir un segundo tipo de cuenta de jubilación de acuerdo con las normas del IRS puede ayudar a los dueños de negocios a reducir su ingreso tributable federal.
Otra forma de que un dueño de negocio reduzca potencialmente su factura de impuestos es abrir una Cuenta de Ahorros para la Salud (Health Savings Account, o HSA), un tipo de cuenta generalmente disponible para las personas que están inscritas en un plan de salud con deducible alto que reúna los requisitos. Los dueños de negocios individuales pueden abrir una HSA en un banco o cooperativa de crédito que ofrezca cuentas HSA, siempre que cumplan ciertos requisitos de calificación. Una HSA está diseñada para pagar las necesidades de salud actuales y futuras, y el dinero que se destina a una HSA es deducible de impuestos. Además, los dueños de negocios pueden retirar fondos libres del impuesto federal sobre ingresos, siempre que se utilicen para pagar gastos médicos que cumplen los requisitos. De manera similar a las cuentas de jubilación, una HSA tiene un límite de contribución anual que establece el IRS, y si el dueño de un negocio tiene 55 años o más al final de su año fiscal, tendrá derecho a un límite de contribución anual más alto y podrá ahorrar aún más dinero en una HSA.
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