Opciones de servicios de nómina para su pequeña empresa

11 de enero de 2024 | Lectura de 7 minutos

Si su empresa tiene empleados, necesitará un sistema para gestionar las nóminas, ya sea interno o externo.

 

Muchas pequeñas empresas siguen gestionando la nómina internamente, pero es un proceso que consume mucho tiempo y es propenso a cometer errores, especialmente porque las normas fiscales cambian a menudo. Su tiempo es valioso, y puede merecer la pena invertir en un software de nómina o subcontratar estas tareas críticas a un proveedor calificado.

 

Estas son algunas preguntas que debe tener en cuenta cuando trate de encontrar el mejor servicio de nómina para su pequeña empresa o cuando elija a un proveedor externo.

 

¿Quién debe utilizar un servicio de nómina?

Si su personal es pequeño, estable y asalariado, y si sus obligaciones fiscales se mantienen constantes, es posible que no tenga problemas para procesar la nómina internamente.

 

El software de nómina para pequeñas empresas puede ayudarle a usted o a su contador a administrar la nómina de la empresa y los requisitos fiscales correspondientes. Pero incluso con el software adecuado y una situación estable de los empleados, la nómina y las tareas relacionadas con el cumplimiento de las normas de Recursos humanos pueden consumir una cantidad significativa de tiempo.

 

Si la nómina de su empresa fluctúa por periodo de pago, o si le preocupa el cumplimiento de la normativa laboral, puede tener más sentido subcontratar este importante trabajo (véase más abajo).

 

Piense en lo siguiente para ayudarle a determinar si debe utilizar un servicio que le ayude con las tareas de nómina y Recursos humanos:

 

  • ¿Tiene empleados por horas que trabajan a tiempo parcial, con horarios variables o que hacen horas extras?
  • ¿Su pequeña empresa tiene mucha rotación de personal?
  • ¿Su empresa es estacional y tiene grandes oscilaciones de personal?
  • ¿Está pagando impuestos sobre la nómina en más de un estado?

 

Estas situaciones comunes pueden complicar rápidamente la situación de nómina y los impuestos de su empresa. Utilizar un servicio de nómina externo en estos casos puede resultar más rentable a largo plazo.

 

Tanto el software como los servicios de nómina ayudan a eliminar los errores calculando automáticamente las retenciones de los empleados y las obligaciones fiscales de la empresa.

 

¿Qué tipo de servicio de nóminas es el adecuado para su pequeña empresa?

Si decide que tiene sentido utilizar un servicio de nómina externo, dedique tiempo a investigar cuál es el adecuado para su tipo de empresa. Los servicios de nómina hacen mucho más que preparar cheques.

 

Además de imprimir y entregar cheques, los servicios básicos suelen incluir:

 

  • Cálculo del pago, las retenciones y los impuestos de los empleados
  • Proporcionar firmas automáticas y depósitos directos
  • Pagos y presentaciones de impuestos por parte del empleador, así como la tramitación de los formularios W-2 y 1099
  • Administración de los beneficios del seguro médico, las cuentas de gastos flexibles y los planes de jubilación
  • Seguimiento del tiempo libre pagado, de los días de enfermedad y de las horas extras
  • Presentación de los informes requeridos al gobierno federal, estatal y local
  • Gestión de formularios de Recursos humanos

 

El beneficio de una guía para los Recursos humanos

Un proveedor de nómina también puede ser útil para algunos de los aspectos de Recursos humanos de la administración de una pequeña empresa.

 

Cuando se administra una empresa, cumplir con las leyes laborales federales y estatales no es tarea fácil, pero un buen servicio de nómina ofrecerá herramientas de Recursos humanos que no solo le ayudarán a mantener los registros de Recursos humanos necesarios, sino que también puede generar los documentos de Recursos humanos requeridos.

 

Puede esperar que su proveedor de nómina:

 

  • Comunique la información de las nuevas contrataciones a las agencias correspondientes
  • Se asegure de que cumple con la legislación laboral y las normas sobre horas extras
  • Ofrezca alertas sobre cualquier cambio en las leyes de empleo locales, estatales o federales

 

Algunos proveedores de nómina ayudan con los manuales de los empleados, las descripciones de los puestos de trabajo, los carteles de la legislación laboral y los videos de entrenamiento. La ventaja de contratar una empresa con complementos como estos es que, no solo simplifica el funcionamiento de su empresa, sino que también reduce el riesgo de incumplir inadvertidamente las normativas.

 

Muchos servicios de nómina en línea para pequeñas empresas también permiten a los empleados editar la información de sus beneficios y contribuciones directamente a través de Internet.

 

En general, un servicio de nómina puede costar entre $20 y $100 al mes solo por el procesamiento de la nómina. El precio aumenta a medida que se añaden funciones, por lo que conviene decidir qué servicios necesita y priorizarlos.

 

Muchos servicios más allá del paquete básico se ofrecen individualmente, por lo que es importante conocer sus necesidades para poder comparar los costos. Si se trata de una empresa estacional con una importante rotación de empleados, tenga en cuenta que algunos programas de nómina cobran cargos extra por añadir o eliminar trabajadores.

 

Los servicios de nóminas manejan los datos confidenciales de sus empleados y pagan al Servicio de Impuestos Internos (IRS) en su nombre, así que asegúrese de elegir uno que tenga una fianza y esté asegurado. Pida referencias y entreviste a otros clientes sobre su satisfacción. Pida recomendaciones a otros empresarios.

 

Aquí hay otras preguntas que se pueden hacer:

 

  • ¿Cuál es el costo total de un año de servicio?
  • Si se comete un error en la nómina, ¿con qué rapidez puede corregirse y cuánto costará?

 

Cómo crear un sistema de nómina

  1. Lo primero que necesita para empezar a pagar a los trabajadores es un Número de identificación del empleador (Employer Identification Number, o EIN) del IRS. Un EIN es necesario para determinados requisitos de reporte de información fiscal. Para solicitar un EIN, vaya al sitio web del IRS.
  2. Debe realizar los trámites como empleador para la presentación de los impuestos sobre la nómina y para las retenciones de sus empleados.
  3. Revise con las autoridades fiscales de su estado y de su localidad si exigen sus propios números de identificación fiscal estatales.
  4. Los nuevos empleados asalariados deben completar el formulario W-4 para que la empresa pueda retener el impuesto federal sobre la renta correcto de su salario.
  5. Revise si sus trabajadores se consideran empleados o contratistas independientes y comuníquelo debidamente al IRS. Los empleadores no son responsables de retener impuestos a los contratistas independientes, ni tienen que pagar impuestos sobre su remuneración. Sin embargo, tienen que proporcionar a estos trabajadores y al IRS un formulario 1099-NEC al final del año, que indique la cantidad de dinero que se les pagó.
  6. A continuación, determine su periodo de pago. Puede elegir el intervalo que mejor se adapte a su empresa. Sin embargo, hay que tener en cuenta que los periodos de pago se determinan a veces por la ley estatal, y la mayoría favorece los pagos bimensuales.
  7. Si utiliza un servicio de nómina, asegúrese de que los informes, formularios y declaraciones de información fiscal requeridos se presenten correctamente (pueden ser trimestrales o anuales). Para obtener más información sobre los requisitos de presentación de impuestos federales, consulte la Guía de impuestos para empresas del IRS.
  8. La Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. (U.S. Small Business Administration, o SBA) recomienda a los empresarios que documenten cuidadosamente los términos de remuneración de sus empleados. Así es como se gestiona y se hace un seguimiento del tiempo libre pagado, los días de enfermedad, las horas de los empleados y las horas extra. Las retenciones, como las primas de seguros y las contribuciones de jubilación, también deberán retenerse en la nómina y abonarse en consecuencia.

 

El tiempo y el dinero son valiosos para todos los propietarios de pequeñas empresas, y la nómina puede suponer una gran parte de ambos. Con un poco de investigación y planificación, puede estar seguro de que ha tomado la decisión correcta para gestionar todas las responsabilidades de la nómina de su pequeña empresa, tanto para su empresa como para su personal.

Información y divulgaciones importantes

 

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