Opciones de servicios de nómina para su pequeña empresa

Si su negocio tiene empleados, necesitará un sistema para gestionar la nómina, ya sea interno o externo.

 

Muchas pequeñas empresas siguen gestionando la nómina internamente, pero es un proceso que consume mucho tiempo y es propenso a errores, especialmente porque las normas fiscales cambian a menudo. Su tiempo es valioso, y puede valer la pena invertir en un software de nómina o subcontratar a un proveedor externo calificado para realizar estas tareas esenciales.

 

Estas son algunas preguntas que debe tener en cuenta a la hora de buscar el mejor servicio de nómina para su negocio o de elegir a un proveedor externo.

¿Quién debería utilizar un servicio de nómina?

Si su personal está compuesto por un número pequeño de empleados, es estable y asalariado, y si sus obligaciones fiscales se mantienen constantes, es posible que no tenga problemas para procesar la nómina internamente.

 

Un software de nómina para pequeñas empresas puede ayudarle a usted o a su contador a administrar la nómina de la empresa y los requisitos fiscales correspondientes. Pero incluso con el software adecuado y una situación estable de empleados, la nómina y las tareas relacionadas con el cumplimiento de las normas de Recursos Humanos (Human Resources, o HR) pueden consumir una cantidad de tiempo significativa.

 

Si la nómina de su empresa fluctúa según el periodo de pago, o si le preocupa el cumplimiento de la normativa laboral, puede tener más sentido subcontratar este importante trabajo (ver más abajo).

 

Tenga en cuenta lo siguiente para ayudarle a determinar si debe utilizar un servicio que le asista con las tareas de nómina y Recursos Humanos:

 

• ¿Tiene empleados por hora que trabajan a tiempo parcial, con horarios variables o que ganan por horas extras?
• ¿Su negocio tiene alta rotación de personal?
• ¿Su negocio es estacional y tiene grandes variaciones de personal?
• ¿Está pagando impuestos sobre la nómina en más de un estado?

 

Estos escenarios comunes pueden complicar rápidamente la situación de la nómina y los impuestos de su negocio. Recurrir a un servicio de nómina externo en estos casos puede resultar más rentable a largo plazo.

 

Tanto el software como los servicios de nómina ayudan a eliminar los errores al calcular automáticamente las retenciones de los empleados y las obligaciones de impuesto sobre la nómina de la empresa.

¿Qué tipo de servicio de nómina es el adecuado para su pequeña empresa?

Si decide que tiene sentido utilizar un servicio de nómina externo, dedique tiempo a investigar cuál es el adecuado para su tipo de negocio. Los servicios de nómina hacen mucho más que preparar cheques de pago de sueldo.

 

Además de imprimir y entregar cheques, los servicios básicos suelen incluir:

 

• Cálculo del pago a empleados, retenciones e impuestos
• Firmas automáticas y depósito directo
• Pagos y declaraciones de impuestos del empleador, así como el trámite de los Formularios W-2 y 1099
• Administración de beneficios del seguro médico, cuentas de gastos flexibles y planes de jubilación
• Monitoreo del tiempo libre pagado, las bajas por enfermedad y las horas extras
• Presentación de los informes requeridos ante los gobiernos federal, estatal y local
• Gestión de formularios de Recursos Humanos

La ventaja del asesoramiento en materia de Recursos Humanos

Un proveedor de servicios de nómina también puede ser útil para algunos de los aspectos de Recursos Humanos relacionados con la administración de una pequeña empresa.

 

Cuando dirige un negocio, cumplir con las leyes laborales federales y estatales no es tarea fácil, pero un buen servicio de nómina le ofrecerá herramientas de Recursos Humanos que no solo le ayudarán a mantener los registros necesarios, sino que también le permitirán generar los documentos de Recursos Humanos requeridos.

 

Puede esperar que su proveedor de servicios de nómina:

 

• Comunique la información de las nuevas contrataciones a las agencias correspondientes
• Se asegure de que usted cumpla con la legislación laboral y las normas sobre horas extras
• Le avise de cualquier cambio en la legislación laboral local, estatal o federal

 

Algunos proveedores de servicios de nómina ayudan con los manuales para empleados, las descripciones de los puestos de trabajo, los carteles sobre legislación laboral y los videos de capacitación. La ventaja de contratar a una empresa que ofrece servicios adicionales como estos es que, además de simplificar la administración de su negocio, reduce el riesgo de incurrir en incumplimientos involuntarios.

 

Muchos servicios de nómina en línea para pequeñas empresas también permiten a los empleados editar la información sobre sus beneficios y contribuciones directamente a través de internet.

 

En general, un servicio de nómina puede costar entre $20 y $100 al mes solo por el procesamiento de los cheques de pago de sueldo. El precio aumenta a medida que se agregan funciones, por lo que conviene decidir qué servicios necesita y clasificarlos por prioridad.

 

Muchos servicios que no están incluidos en el paquete básico se ofrecen por separado, por lo que es importante conocer sus necesidades para poder comparar los costos. Si tiene un negocio estacional con una alta rotación de empleados, tenga en cuenta que algunos programas de nómina cobran cargos adicionales por agregar o eliminar trabajadores.

 

Los servicios de nómina manejan los datos confidenciales de sus empleados y pagan al Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, o IRS) en su nombre, así que asegúrese de elegir uno que esté garantizado y asegurado. Pida referencias y entreviste a otros clientes sobre su satisfacción. Pida recomendaciones a otros dueños de negocios.

 

Estas son otras preguntas que puede hacer:

 

• ¿Cuál es el costo total por un año de servicio?
• Si se comete un error en la nómina, ¿con qué rapidez se puede corregir y cuánto costará?

Cómo crear un sistema de nómina

1. Lo primero que necesita para empezar a pagarles a los trabajadores es un Número de Identificación del Empleador (Employer Identification Number, o EIN) del IRS. El EIN es necesario para cumplir con ciertos requisitos de presentación de información fiscal. Para solicitar un EIN, visite el sitio web del IRS.
2. Debe completar la documentación como empleador para declarar los impuestos sobre la nómina y para las retenciones de sus empleados.
3. Consulte con las autoridades fiscales estatales y locales para saber si requieren sus propios números de identificación fiscal estatales.
4. Los nuevos empleados asalariados deben completar el Formulario W-4 para que la empresa pueda retenerles de su pago el impuesto federal sobre los ingresos correcto.
5. Compruebe si sus trabajadores reúnen los requisitos para ser considerados empleados o contratistas independientes e infórmelo debidamente al IRS. Los empleadores no son responsables de retener impuestos a los contratistas independientes ni tienen que pagar impuestos sobre su remuneración. Sin embargo, sí deben proporcionarles a estos trabajadores y al IRS un Formulario 1099-NEC al final del año, en el que se indique la cantidad de dinero que se les pagó.
6. A continuación, determine su periodo de pago. Puede elegir el intervalo que mejor se adapte a su negocio. Sin embargo, tenga en cuenta que los periodos de pago a veces están determinados por la legislación estatal, y la mayoría favorece los pagos bimensuales.
7. Si utiliza un servicio de nómina, asegúrese de que los informes, formularios y declaraciones fiscales necesarios se presenten correctamente (pueden ser trimestrales o anuales). Obtenga más información sobre los requisitos de declaración de impuestos federales en la Guía de impuestos para empleadores del IRS.
8. La Administración de Pequeñas Empresas de los EE. UU. recomienda que los dueños de negocios documenten cuidadosamente los términos de compensación de sus empleados. Así es como se gestiona y se monitorea el tiempo libre pagado, los días de baja por enfermedad, las horas de los empleados y las horas extras. Las deducciones como las primas de seguro y las contribuciones a la jubilación también deberán retenerse de los cheques de pago de sueldo y pagarse en consecuencia.

 

El tiempo y el dinero son valiosos para todos los dueños de pequeñas empresas y la nómina puede consumir una gran parte de ambos. Con un poco de investigación y planificación, puede estar seguro de haber tomado la decisión correcta para administrar todas las responsabilidades relacionadas con la nómina, tanto para su empresa como para su personal.