Opciones de servicios de nómina para su negocio

La nómina es fundamental para cualquier negocio con empleados, desde los nuevos negocios hasta las grandes corporaciones. La forma en que se administra, ya sea internamente, con un software o a través de un proveedor de servicios integrales, afecta a mucho más que a la eficiencia; influye en el riesgo de incumplimiento normativo, la visibilidad del flujo de dinero en efectivo, la confianza de los empleados y el tiempo disponible para concentrarse en el crecimiento. En el caso de las empresas más grandes, la nómina también afecta a la administración del capital de trabajo, la precisión de los pronósticos y la coordinación entre los departamentos de finanzas, recursos humanos y tesorería.

Muchos negocios comienzan administrando la nómina internamente. Esto puede funcionar en las primeras etapas, cuando los equipos son pequeños y las estructuras salariales son sencillas. A medida que los negocios crecen, la administración de la nómina se vuelve más compleja de lo previsto, ya que abarca impuestos, legislación laboral, beneficios y presentación de informes. A gran escala, se convierte en una operación interdepartamental que requiere una mayor integración de sistemas y supervisión.

“La nómina debe considerarse una herramienta, no solo una tarea”, dice Max Pearlstein, Division Vice President of Small Business Services de ADP. “En el momento en que las cosas se complican, puede convertirse rápidamente en una pérdida de tiempo y en un riesgo de incumplimiento normativo”.

Saber cuándo es el momento de cambiar su enfoque respecto a la nómina puede ayudarle a proteger su negocio y a apoyar a sus empleados a medida que crece.

Saber cuándo recurrir a un proveedor de servicios de nómina puede ayudar a los negocios a reducir riesgos, ahorrar tiempo y garantizar el cumplimiento normativo.

• Las pequeñas empresas con empleados asalariados y situaciones fiscales sencillas pueden administrar la nómina internamente.
• El software de nómina puede automatizar los cálculos, las retenciones y las declaraciones cuando hay pocos cambios a lo largo del tiempo.

• Contratar empleados por hora implica aplicar normas relativas a la remuneración variable y a las horas extras.
• La ampliación conlleva requisitos de cumplimiento normativo.
• Los beneficios conllevan deducciones y obligaciones de presentación de informes.
• A mayor escala, la complejidad se multiplica entre entidades y jurisdicciones, lo que aumenta la necesidad de contar con sistemas centralizados y de automatización.

• Cada estado y localidad puede tener una normativa fiscal y salarial específica.
• La administración manual conlleva un mayor riesgo de cometer errores.
• Las empresas más grandes pueden encontrarse con retos adicionales, como la administración de la nómina internacional, aspectos relacionados con las divisas y requisitos de localización.

• Apertura de nuevos establecimientos.
• Contratación de empleados a distancia.
• Rápido crecimiento del personal.
• Esto aumenta la carga administrativa y el riesgo de incumplimiento normativo.
• Los negocios más grandes también necesitan una mayor integración entre la administración de la nómina, los  sistemas de planificación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning, o ERP) y las plataformas como CashPro® de Bank of America para tener visibilidad financiera en tiempo real.

• Contrataciones o rotaciones frecuentes.
• Variaciones estacionales en el personal.
• Ofrecer beneficios, como beneficios de salud y de jubilación, que requieren deducciones de la nómina.
• El aumento de las exigencias en materia de auditoría, presentación de informes y control interno en los negocios medianos y grandes.

• Reduce la carga administrativa.
• Facilita el cumplimiento de la normativa en constante cambio.
• Reduce al mínimo los errores.
• Se adapta al crecimiento.
• Permite la integración con sistemas financieros, lo que mejora la administración de la liquidez y la planificación en los negocios más grandes.

La precisión en la administración de la nómina no solo afecta a las finanzas, sino que también influye en la experiencia de los empleados.

Los errores, los retrasos o los estados de cuenta poco claros pueden generar desconfianza. En equipos pequeños, los problemas se propagan rápidamente y generan dudas sobre la imparcialidad. En los negocios más grandes, la administración de la nómina afecta a la imagen de la empresa como empleador, a la satisfacción de los empleados y al escrutinio normativo.

“Cuando el pago es preciso, puntual y fácil de entender, se refuerza la confianza”, dice Pearlstein. “Esa confianza favorece el compromiso y ayuda a los negocios a retener a su personal”.

Los procesos de administración de la nómina consistentes transmiten confianza y respeto. Con el tiempo, contribuyen a reforzar la moral, el compromiso y la retención del personal. A medida que los negocios crecen, la consistencia entre las distintas sedes y los distintos grupos de empleados cobra aún mayor importancia.

Los servicios modernos de administración de la nómina van más allá de la simple emisión de cheques de pago de sueldo. Entre sus funciones principales suelen incluirse el cálculo de los salarios, la retención de impuestos, los depósitos directos y la presentación de formularios federales, estatales y locales.

Muchos proveedores también ofrecen servicios de administración de beneficios, control de horarios, manejo de permisos remunerados y horas extras. Algunos incluyen herramientas de recursos humanos, como la gestión de los expedientes de los empleados, así como recursos para la incorporación de nuevos empleados y el cumplimiento normativo.

Para los negocios más pequeños, estas funciones simplifican las operaciones. Para los negocios más grandes, es fundamental una integración más profunda con los sistemas de información de recursos humanos (Human Resources Information System, o HRIS), de ERP y de tesorería, con el fin de unificar los datos del personal y los financieros.

Al evaluar a los proveedores, los negocios deben ir más allá del simple procesamiento. Las soluciones que se integran con plataformas como CashPro® pueden mejorar la visibilidad sobre el calendario de pagos, el saldo de dinero en efectivo y el control financiero.

La automatización ha transformado la administración de la nómina al reducir el trabajo manual y mejorar la precisión. Los dueños de negocios pueden ahora concentrarse en la supervisión en lugar de los cálculos, mientras que los negocios más grandes se benefician de procesos estandarizados en todas las regiones y equipos.

Los sistemas integrados ofrecen información detallada sobre los costos laborales, las horas extras y los beneficios sociales. Esto permite tomar mejores decisiones en materia de personal y de remuneración. Cuando se combinan con herramientas de tesorería, también mejoran los pronósticos de tesorería y la planificación de la liquidez.

La automatización ha reorientado la administración de la nómina hacia la administración de excepciones, lo que ayuda a los equipos a concentrarse en las anomalías en lugar de las tareas de rutina. Aun así, la tecnología por sí sola no puede eliminar el riesgo.

Los sistemas de administración de la nómina aplican normas, pero no interpretan todos los cambios normativos. Las leyes laborales y fiscales suelen evolucionar y varían según las jurisdicciones.

Es posible que un sistema cumpla correctamente los requisitos estatales, pero que pase por alto nuevas normas locales. Estas fallas pueden dar lugar a sanciones si no se corrigen.

Muchos negocios combinan sus sistemas de administración de la nómina con proveedores de servicios que realizan un seguimiento de los cambios normativos. Los negocios más grandes suelen recurrir a equipos especializados en cumplimiento normativo y a socios externos para manejar el riesgo en todas las regiones.

El costo varía en función de las características y la complejidad. Los servicios básicos suelen costar entre $20 y $100 al mes, y el precio aumenta al agregar funciones como la presentación de declaraciones de impuestos, la administración de beneficios y el apoyo en materia de recursos humanos.

Algunos proveedores cobran por empleado, lo que puede afectar los costos de los negocios con personal variable.

Antes de seleccionar a un proveedor, los negocios deben evaluar el costo total, los servicios incluidos, los procesos de resolución de errores y las medidas de seguridad de los datos. En el caso de los negocios más grandes, las consideraciones en materia de costos también incluyen la integración, la reducción del riesgo de incumplimiento normativo y la eficiencia operativa.

Ya sea que se gestione internamente o se subcontrate, la administración de la nómina requiere una serie de pasos clave. Las empresas necesitan un Número de Identificación del Empleador (Employer Identification Number, o EIN) y los números de identificación fiscal correspondientes. Los empleados deben completar el Formulario W-4, y los contratistas deben estar debidamente clasificados y se les debe emitir el Formulario 1099-NEC cuando sea necesario.

Es necesario establecer un calendario de pagos que cumpla con la normativa y llevar un registro preciso de los salarios, las horas trabajadas, las deducciones y los beneficios. Las políticas de nómina documentadas ayudan a garantizar la consistencia a medida que el negocio crece.

La administración de la nómina siempre requerirá atención, pero no tiene por qué consumir todo su tiempo. Si considera la administración de la nómina como un sistema estratégico y elige herramientas o socios adecuados a su nivel de complejidad, podrá administrar mejor el cumplimiento normativo, apoyar a los empleados y concentrarse en el crecimiento.

Para los negocios en crecimiento y de mayor tamaño, la integración de la administración de la nómina con plataformas financieras como CashPro® mejora la visibilidad, el control y la toma de decisiones de todo el negocio.

El tiempo y la atención son recursos valiosos. Una estrategia de administración de la nómina bien planificada ayuda a proteger ambas cosas. Simplifique su proceso de administración de la nómina hablando con un especialista en negocios de Bank of America.