31 de enero de 2024 | Lectura de 6 minutos
Una de las mayores sorpresas para los nuevos dueños de negocios suele llegar en abril después del primer año operativo. Al presentar por primera vez una declaración de impuestos para el negocio, descubren que deben una cantidad considerable de impuestos. La razón radica en no haber pagado trimestralmente los impuestos estimados durante el año anterior.
Planificar, calcular y pagar impuestos como dueño de negocio no es lo mismo que hacerlo como empleado. Por lo general, los empleadores retienen impuestos del cheque de pago de sueldo de sus empleados durante todo el año en función de la cantidad que se espera que el empleado deba. Cuando el empleado presenta su declaración en abril, generalmente paga cualquier obligación tributaria restante si sus retenciones fueron demasiado bajas o recibe un reembolso si la cantidad retenida fue demasiado alta. Los dueños de negocios, por el contrario, normalmente tienen que pagar impuestos estimados después del final de cada trimestre, por lo general en función de lo que ganaron o calcularon que ganarían durante ese periodo de tres meses.
Incumplir estos plazos trimestrales puede resultar costoso, y las sanciones y los intereses por no pagar los impuestos estimados a tiempo se vuelven más severos a medida que el dueño del negocio tenga una deuda más alta y pase más tiempo sin pagar.
Hay dos métodos para calcular los pagos de impuestos estimados trimestrales:
Si el dueño de negocio recibe ingresos de manera uniforme durante todo el año, se calcularán los ingresos y las deducciones de un año completo, se estimarán los impuestos adeudados y se dividirán en cuatro pagos iguales.
Si el dueño de negocio no recibe ingresos de manera uniforme durante todo el año, se calculará lo que se debe cada trimestre en función de lo que ha ganado y gastado durante ese año.
Si el dueño de negocio hace estimaciones basadas en todo el año, es posible que pague de más o de menos en sus pagos trimestrales. Sin embargo, generalmente pueden corregir cualquier sobreestimación o subestimación en el pago del próximo trimestre.
Si el dueño de negocio calcula lo que adeuda cada trimestre, sus pagos serán más precisos. Sin embargo, esto requerirá que el dueño de negocio dedique más tiempo y atención a sus impuestos durante todo el año.
La estructura de un negocio determinará qué impuestos se deben pagar. Por ejemplo, los impuestos estimados federales trimestrales para un propietario individual o un dueño de negocio que opera a través de una Compañía de Responsabilidad Limitada (Limited Liability Company, o LLC) incluirán por lo general el impuesto al trabajo por cuenta propia. Si el negocio opera como una corporación C o una LLC gravada como una corporación C, y el dueño del negocio también es empleado de la corporación C o LLC, este normalmente no pagaría un impuesto de trabajo por cuenta propia sobre el salario que obtiene del negocio en un año, pero generalmente pagaría solo la parte que, como empleado, le correspondería de los impuestos del Seguro Social y Medicare (el negocio generalmente paga la parte del empleador). Para obtener información sobre cuánto probablemente adeude el dueño del negocio, consulte la Guía del Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, o IRS). Si el negocio tiene empleados, es posible que también deba impuestos sobre la nómina, que incluyen impuestos del Seguro Social, Medicare e impuestos federales de desempleo, para esos empleados.
Pagar los impuestos estimados federales es solo el comienzo. Es posible que el dueño de negocio deba pagar los impuestos estimados trimestrales en uno o más estados. Los tipos de impuestos que el dueño de negocio puede adeudar incluyen impuestos de franquicia o sobre la renta estatales y locales o, impuestos sobre las ventas y el uso, e impuestos sobre la facturación bruta, así como impuestos sobre el empleo si el negocio tiene empleados.
Los cálculos del estimado de los impuestos trimestrales para cualquier impuesto sobre la renta estatal y local adeudado por el dueño de negocio dependen de varios factores, incluido el lugar donde opera el negocio, si el estado impone un impuesto sobre la renta o de franquicia y cómo está estructurado el negocio. Cuando un negocio opera en varios estados, por ejemplo, este o sus dueños pueden deber impuestos estimados en cada uno de esos estados. Si el negocio tiene su sede en un estado y solo opera allí (su inventario se almacena allí, todos sus empleados trabajan en el estado, todos sus clientes y ventas están en el estado y el dueño de negocio pasa todo su tiempo allí), es posible que el dueño de negocio no tenga que preocuparse por presentar la declaración de impuestos en varios estados. Pero si el inventario del negocio está ubicado en otro estado, tiene empleados en diferentes estados o realiza negocios fuera del estado, es posible que sea necesario presentar la declaración en varios estados. Consulte con un profesional de impuestos para obtener orientación para la situación específica de su negocio.
Para obtener el mejor estimado de sus impuestos, considere equiparse con herramientas útiles. Esto incluye un software de contabilidad, como QuickBooks1, que le permite dar seguimiento a los ingresos que genera cada trimestre y obtener información sobre los gastos que podrían ser deducibles. Hay varios proveedores de software de contabilidad, cada uno de los cuales ofrece diferentes capacidades y niveles de sofisticación. Solicite recomendaciones a otros propietarios de pequeñas empresas de su industria y asegúrese de aprovechar las pruebas gratuitas para evaluar cómo se siente al usar una aplicación de software antes de inscribirse en una. Además, busque aplicaciones que le ayuden a dar seguimiento a sus ingresos y ganancias y que ofrezcan informes sobre cuánto puede adeudar en impuestos durante el trimestre.
A medida que un negocio crece y se vuelve más complejo (por ejemplo, al agregar empleados, ampliar su presencia en el mercado o realizar inversiones de capital), el dueño de este puede considerar contratar a un contador para que se encargue de la preparación de impuestos. Un contador puede garantizar que el dueño de negocio pague sus impuestos de manera oportuna y precisa, y también identificar oportunidades para optimizar los ahorros fiscales.
Cinco preguntas que podría considerar hacerle a un contador antes de contratarlo:
¿Con qué tamaños de negocios trabaja habitualmente? Es mejor trabajar con un profesional que comprenda los asuntos fiscales que suelen enfrentar los negocios de tamaño similar.
¿Qué sectores conoce? Es importante contratar a un contador que conozca las normas fiscales particulares y las exenciones disponibles en la misma industria o en industrias similares.
¿Se especializa en preparación de impuestos? Encuentre a alguien con un conocimiento profundo del código tributario y no solo con experiencia en el manejo de libros y la preparación de estados financieros del negocio.
¿Ofrece servicios de contabilidad? Mientras más pueda subcontratar, menos tareas tendrá que realizar el dueño de negocio.
¿Cuál es su fecha límite para recibir mis registros financieros? Asegúrese de que el horario sea conveniente para todos.
Una vez que el dueño de negocio esté listo para pagar sus impuestos estimados federales trimestrales, por lo general podrá hacerlo en línea o por correo. Muchos estados también ofrecen una opción en línea para pagar los impuestos estimados estatales trimestrales.
Los plazos de impuestos llegan cada trimestre, pero están sujetos a cambios. En caso de duda, consulte el calendario fiscal del IRS y el sitio web del departamento de impuestos del estado correspondiente. Si los pagos de impuestos se envían a tiempo y al lugar correcto, es menos probable que se acumulen penalidades o intereses.
Si bien el IRS recomienda a los contribuyentes a realizar estimados precisos de los montos adeudados, la agencia ofrece cierto margen de flexibilidad siempre y cuando los impuestos estimados trimestrales se envíen a tiempo. Para las declaraciones individuales, por lo general, no hay penalización por pago insuficiente si el contribuyente debe menos de $1,000 cuando presenta su declaración anual de impuestos. Además, el contribuyente tiene menos probabilidades de enfrentar una penalización si el total de lo pagado trimestralmente durante el año tributario suma al menos el 90% del total de la factura tributaria o al menos el 100% (110% para contribuyentes de altos ingresos) de la factura tributaria del año anterior.
Las corporaciones con ingresos tributables inferiores a $1,000,000 para cada uno de los tres años fiscales anteriores generalmente no están sujetas a una penalización si sus pagos de impuestos estimados son al menos el 100% del menor de los impuestos mostrados para el año actual o anterior. Las corporaciones con ingresos imponibles superiores a $1,000,000 en cualquiera de los tres años fiscales anteriores generalmente deben realizar pagos de impuestos estimados equivalentes al 100% del año fiscal actual.
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